Unduh Gratis Materi Diskusi Keilmuan “Memetakan Perkembangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Indonesia”

Kamis, 15 Maret 2018 lalu Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia (ISIPII) bekerjasama dengan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta menyelenggarakan Diskusi Keilmuan Perpustakaan dan Informasi. Acara ini bertema “Memetakan Perkembangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Indonesia”. Acara ini dihadiri oleh ratusan peserta dan telah disiarkan secara langsung (live streaming). Rekaman video acara ini dapat diakses melalui akun resmi Facebook Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Materi Diskusi dapat diunduh secara gratis melalui tautan berikut ini:
1. http://digilib.uin-suka.ac.id/29642/
2. http://digilib.uin-suka.ac.id/29641/
3. http://digilib.uin-suka.ac.id/29640/

Semoga bermanfaat.


CFP: 3rd Anti-Corruption Summit (ACS) 2018 Call for Papers

cfp kolordwijo the 3rd anti-corruption summit 2018

Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) mengundang mahasiswa, dosen, peneliti, pegiat antikorupsi dan masyarakat untuk mengirimkan naskah yang akan dipublikasikan dan dipresentasikan dalam rangkaian kegiatan ACS 2018.

Ada 5 tema naskah yang kami harapkan:
1. Internalisasi nilai antikorupsi dalam dunia pendidikan
2. Gerakan antikorupsi berbasis media massa dan media sosial
3. Gerakan antikorupsi berbasis kearifan lokal
4. Tantangan dan isu strategis gerakan antikorupsi terkini
5. Sinergi perguruan tinggi dan masyarakat sipil dalam gerakan antikorupsi
6. Peran perempuan dalam pemberantasan korupsi

Tanggal penting:
a. Batas akhir penerimaan naskah: 31 Juli
b. Evaluasi naskah: 1-31 Agustus
c. Pengumuman naskah: 4-7 September

CFP: International Conference on Documentation and Information (ICDi 2018)

cfp kolordwijo ICDI 2018

About the Conference

“Knowledge Product Development in Library and Information Center”

International Conference in Documentation and Information (known as ICDi) is a yearly event for Documentation and Information studies and communities. It is going to be held on 19 – 20 September 2018 in Sasana Widya Sarwono  2nd Floor Auditoriun, Indonesian Institute of Science, South Jakarta, Indonesia.


  1. Data Management and  Integration: Data governance; data quality; data integration; data warehouse; master data management.
  2. Information System: Data processing system; retrieval system; information architecture; data management and Big Data; databases; digital repository; information governance.
  3. Documentation: Data processing; document and information; data/document classification system; metadata and data format; data and information acquisition; multimedia management; document preservation.
  4. Scientific Information Dissemination: Knowledge sharing; knowledge repositories; science studies; bibliometrics; scientometrics; infometrics and webometrics; expert systems.
  5. Knowledge Management Including: Networks/data and information center cooperation; user behaviour; information literacy; information management; data and information center services.

Important Dates:

  • June 26th 2018 | Full paper submissions deadline
  • July 27th 2018 | Notification of Paper Acceptance
  • July 31td 2018 | Registration Deadline
  • September 19th – 20th | Conference Dates

More information, please contact us at loknas.pdii@mail.lipi.go.id

Call for Papers

Manuscript of Call For Paper should be refers to author guidlines.

Author Guidelines

  1. The manuscript substance shall be in accordance with the scope of the conference.
  2. Articles should be written and compiled according to the script template, with the number of 8-25 pages.
  3. Writing article citations do not use the footnote system, but directly on the body of the script.
  4. The manuscript is written in English. Grammar should be checked using Grammarly or other applications.
  5. Perform online registration independently on this site to submit the script or via email: loknas.pdii@mail.lipi.go.id.
  6. Noting the composition and systematics of script writing:
  • TITLE [Arial 14]
  • Author (Times New Roman 11; 1 space)
  • Author affiliate (Times New Roman 11; 1 space)
  • Correspondence, first author email (Times New Roman 10.5; 1 space)
  • ABSTRACT (Times New Roman 12), type abstract english and indonesian here. The abstract content is written in Times New Roman 10 font (1 space). Abstract consists of purpose, method, result and conclusion. Abstracts are written in one paragraph, without reference, acronyms, and footnotes. Abstract is not the result of copy and paste from the existing sentence of the article content. Abstract content maximum 300 words.
  • Keywords, English, 3-7 keywords.
  • INTRODUCTION (Times New Roman 12), the introductory content includes urgency, objectives, and subject matter of the study. Quote writing does not use footnote but directly in the body of the script. The preliminary content is written in Times New Roman 11 font (1.15 spaces).
  • METHOD (Times New Roman 12), the method contains research information related to data types, data sources, data collection, data processing, and data analysis. Methods reflect how researchers analyze research data. The contents of the method are written in Times New Roman 11 (1.15 spaces).
  • RESULTS AND DISCUSSION (Times New Roman 12), the contents of the results and discussion is the result of data analysis. The contents of the results and discussion can be a statement (the discussion), tables, drawings, diagrams, graphs, sketches, and so forth. The content of the results and discussion is written with Times New Roman 11 font (1.15 spaces).Table title (Times New Roman 11) and table contents (Times New Roman 10; 1 space). Table titles are written on top of tables and arranged in sequence, eg Table 1, Table 2, Table 3, etc. If the table is taken from another source, the source must be included. Image title (Times New Roman 10). This image includes photos, graphics, sketches, prototypes, and applications. The title of the image is written underneath the picture and arranged in unison, for example Figure 1, Figure 2, Figure 3, and so on. If the image is taken from another source, the source must be included. Quote writing does not use footnote but directly in the body of the script.
  • CONCLUSION (Times New Roman 12), conclusion is the essence of results and discussion, not the result of copy and paste from the explanation in the discussion. Conclusions are written without quotes. If there are suggestions and recommendations please include at the end of the conclusion. The contents of the conclusion are written in the Times New Roman 11 font (1.15 spaces).
  • ACKNOWLEDGMENTS (Times New Roman 12), acknowledgments are optional (not mandatory), written one paragraph with Times New Roman 11 font (1.15 spaces).
  • BIBLIOGRAPHY (Times New Roman 12), the source of the passage to be quoted must be in the bibliography. Writing style bibliography refers to the Chicago Manual of Style (CMS) format. We recommend the preparation of citations and bibliography using reference manager applications, such as Mendeley and Zotero. The number of sources of literature that is a reference list of at least 10 titles, which comes from primary literature (80%) and secondary literature (20%). The primary literature consists of journals, proceedings / papers, research reports, theses, theses, dissertations, patents, standards, and historical documents. Secondary literature such as books and information and information from the internet or mass media.

Source: http://pdii.lipi.go.id/loknas/index.php/conference/icdi-pdii

CFP: ICLICK 2018 – International Conference on Life, Innovation, Change, and Knowledge

cfp kolordwijo iclick 2018

The 2018 International Conference on Life, Innovation, Change, and Knowledge (ICLICK) is an international symposium which covers information technology, science and engineering aspect of life, innovation, change, and knowledge. ICLICK2018 will be held on July 18-19, 2018 in Bandung, Indonesia. This conference hosted by Universitas Padjajaran Bandung and is jounltly organized by Universitas Negeri Malang, Universitas Ahmad Dahlan, Universitas Mulawarman, Politeknik Negeri Samarinda, Universitas Negeri Medan, Indonesia Institute of Science (LIPI), Institut Teknologi Bandung, STMIK Dharma Wacana, Universitas Malikussaleh, Politeknik Negeri Ambon and Ikatan Dosen RI (IDRI).

This conference will provide opportunities to present ideas raising awareness of  the Sustainable Development Goals to promote research and action in building sustainable communities and interdisciplinary  collaboration in their social, cultural, legal, political, economic and technological contexts.  The activities could be found as follows:

a. Panel seminar on “Sustainable Development Goals”.

b. Call for papers presentation,

Topics of interest for submission include, but are not limited to:
1. Information and Communication Technology
2. Open Science
3. Gender, Economic Growth, Clean Energy and Innovation
4. Technology, Social Life, Health and Climate Change
5. Innovation Technology and Social Engineering for Life on Land, Water, Ocean and Sanitation
6. Communication, Information and Behavioural Changes to Set Up Responsible Customer and Producer


All accepted and presented papers will be forwarding for consideration to be published in the WEB OF SCIENCE (CLARIVATE ANALYTICS/ THOMSON) Indexed Proceedings.

ICLICK 2018 has a proceedings agreement with Atlantis Press and can be accessed at https://www.atlantis-press.com/proceedings/all


RegularIndonesian Presenter

International Presenter

Participant Non Presenter

May 15st – July 1st 2018 




Rp. 2.500.000,-250 USD

Rp. 1.250.000,-

OnsiteIndonesian Presenter

International Presenter

July 18th 2018 


Rp. 2.750.000,-

275 USD

Additional PaperMust be the same 1st author and presenter RegularOnsite Rp. 2.250.000,-Rp. 2.500.000,-

Bank Account:
City Tours (Optional) : IDR. 300.000,-

Virtual Account:



  1. Conference Time : Wednesday/  July 18th 2018
  2. Venue : IBIS-Trans Studio Jl. Jendral Gatot Subroto No.289,  Kota Bandung, Jawa Barat 40273 Indonesia
  3. City Tours (Optional), Thursday/ July 19th  2018 Ciwidey : Kawah Putih, Ranca Upas, Kebun Teh.
  4. Meeting Point for City Tours: Campus of Universitas Padjadjaran Jl. Dipati Ukur No. 35 Bandung



Before you proceed, carefully read the submission guidelines as follows:

  1. The paper should be written in English.
  2. The length of submitted paper is at least 8 pages and no more than 12 pages in A4 paper size.
  3. The paper format is as follows:
  4. Paragraph : Single column, single spacing.
  5. Font: Times New Roman, 12pt.
  6. References : Any styles are allowed but must be formatted using any reference management tool e.g. Mendeley, Endnote, Zotero
  7. The format for first submission is generic (for peer review only). Upon acceptance, authors will be notified on the final formatting according to the journal’s requirement
  8. All review processes are blind peer-reviews
  9. Full paper must be submitted through (http://iclick.id/submission).
  10. Please contact info@iclick.id if you have any queries.



A. Steering Committee

  • Prof. Deddy Mulyana, MA., Ph.D. (Professor at Faculty of Communication Science  Universitas Padjadjaran)
  • Prof. Dr. Engkus Kuswarno., M.S. (Professor at  Faculty of Communication Science  Universitas Padjadjaran)
  • Dr. Dadang Rahmat Hidayat, S.Sos., S.H., M.Si. (Dean at  Faculty of Communication Science   Universitas Padjadjaran)
  • Dr. Dadang Sugiana, M.Si. (Vice Dean at Faculty of Communication Science   Universitas Padjadjaran)
  • Prof. Franck Lavigne (Professor at Université de Paris 1 Panthéon-Sorbonne / Institut Universitaire de France (IUF))
  • Prof. Sung kyum Cho (Professor at Chungnam National University | CNU, South Korea)
  • Prof. Randa Aboubakr (Professor at Cairo University)
  • Dr. Nik Norma Nik Hassan (Deputy Dean at Universiti Sains Malaysia)
  • Dr. Siti Karlinah, M.Si (Associate Professor at  Faculty of Communication Universitas Padjadjaran)
  • Dr. Antar Venus, M.A.Comm. (Associate Professor at  Faculty of Communication Science   Universitas Padjadjaran)
  • Dr. Dasapta Erwin Irawan (Assistant Professor at  Institut Teknologi Bandung)
  • Dr. Ir. Darmawan Napitupulu, M.Kom. (Researcher at   Indonesian Institute of Sciences)
  • Dr. Muhammad Ikhsan Setiawan, S.T., M.T. (Vice Rector at Universitas Narotama Surabaya)
  • Prof. Tulus Suryanto (Professor at UIN Raden Intan Lampung)
  • H. Sugeng S.T.MT (Dean at Faculty of  Engineering  Universitas Islam 45 Bekasi)
  • Tri Damayanti, S.Sos., M.Si.(Research Manager at Faculty of Communication Science, Universitas Padjadjaran)
  • Agus Setiaman, S.Sos,m M.Si.(Academic Manager at Faculty of Communication Science, Universitas Padjadjaran)

B. Organizing Committee

General Chair :

  • Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. (Universitas Padjadjaran)


  • Benazir Bona Pratamawati, S.Ikom, M.Ikom. (Universitas Padjadjaran)

Treasury :

  • Ditha Ilkom (Universitas Padjadjaran)
  • Ehan, S.IP., M.Ikom. (Universitas Padjadjaran)
  • Neni Hendrani, S.Sos. (Universitas Padjadjaran)
  • Aepudin, A.Md. (Universitas Padjadjaran)

Program Committee:

  • Andri Pranolo, S.Kom., M. Cs. (Universitas Ahmad Dahlan)
  • Mochammad Tanzil Multazam, .S.H., M.Kn. (Universitas Muhammadiyah Sidoarjo)
  • Dr. Dian Utami Sutiksno., S.E., M.Si. (Politeknik Negeri Ambon)
  • Aji Prasetya Wibawa, S.T., M.M.T., Ph.d. (Universitas Negeri Malang)
  • Ansar Rizal, ST., M.Kom. (Politeknik Negeri Samarinda)
  • Rihartanto, S.T., M.Si. (Politeknik Negeri Samarinda)
  • Dr. Ratnadewi, S.T., M.T. (Universitas Kristen Maranatha)
  • Achmad Zulfikar, S.IP., M.IP., M.H. (Universitas Hasanuddin)

Publication Committee:

  • Haviluddin, S.Kom., M.Kom., Ph.D. (Universitas Mulawarman)
  • Ansari Saleh Ahmar, S.Si., M.Sc. (Universitas Nageri Makassar)
  • Rahmat Hidayat, S.T., M.Sc.IT. (Politeknik Negeri Padang)
  • Robbi Rahim, S.Kom., M.Kom. (Universiti Malaysia Perlis)
  • Busro, M.Ag. (UIN Sunan Gunung Djati Bandung)
  • Dahlan Abdullah, ST, M.Kom, IPM (Universitas Malikussaleh)

Public Relation Committee

  • Dr. Janner Simarmata, S.T., M.Kom. (Universitas Negeri Medan)
  • Heri Nurdiyanto, S.Kom., M.T.I. (STMIK Dharma Wacana)
  • A.A Gde Satia Utama, SE., M.Ak., Ak., CA. (UNAIR PSDKU di Banyuwangi)
  • Dr. Indrya Mulyaningsih, M.Pd.(IAIN Syekh Nurjati Cirebon)
  • Arlis Kuraesin, SE, Ak., M.Ak.(STIE Muhammadiyah Jakarta)
  • Hardianto Djanggih, S.H., M.H. (Universitas Tompotika Luwuk)
  • Dra. Dian Rianita, MA (in Appling) (Universitas Lancang Kuning)
  • Dr. Ir. Janni  Ria Rajagukguk, M.Si. (Universitas Krisnadwipayana)
  • Dian Eka Indriani, S.E., M.Pd. (STKIP PGRI Bangkalan)

Website Team

  • Leon Andretti Abdillah, S.Kom., M.M. (Universitas Bina Darma)
  • Sulfikar Sallu, M.Kom ITIL (Universitas Sembilanbelas November Kolaka)
  • Eko Susanto, M.Pd., Kons.(Universitas Muhammadiyah Metro)
  • Rustam, S.Si., M.Si.(Universitas Sembilanbelas November Kolaka)

C. Editorial Boards

  • Prof. Deddy Mulyana, MA., Ph.D. (Universitas Padjadjaran)
  • Prof. Franck Lavigne (Université de Paris 1 Panthéon-Sorbonne / Institut Universitaire de France (IUF))
  • Prof. Sung kyum Cho (Chungnam National University | CNU, South Korea)
  • Prof. Randa Aboubakr (Cairo University)
  • Dr. Nik Norma Nik Hassan (Universiti Sains Malaysia)
  • Dr. Dasapta Erwin Irawan (Institut Teknologi Bandung)
  • Dr. Ir. Darmawan Napitupulu, M.Kom. (Indonesian Institute of Sciences)
  • Andri Pranolo, S.Kom., M. Cs. (Universitas Ahmad Dahlan)
  • Aji Prasetya Wibawa, S.T., M.M.T., Ph.d. (Universitas Negeri Malang)
  • Haviluddin, S.Kom., M.Kom., Ph.D. (Universitas Mulawarman)
  • Ansari Saleh Ahmar, S.Si., M.Sc. (Universitas Nageri Makassar)
  • Leon Andretti Abdillah, S.Kom., M.M. (Universitas Bina Darma)
  • Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. (Universitas Padjadjaran)

C. Reviewers

  • Prof. Deddy Mulyana, MA., Ph.D. (Universitas Padjadjaran, Scopus ID: 56716431500)
  • Dr. Eni Maryani, M.Si.  (Universitas Padjadjaran, Scopus ID: ID: 57192667850)
  • Dr. Atwar Bajari, M.Si.  (Universitas Padjadjaran, Scopus ID: 56862239800)
  • Dr. Suwandi Sumartias, M.Si.
  • Dr. Jenny Ratna Suminar, M.Si.
  • Dr. Dadang Rahmat Hidayat, S.Sos., M.H., M.Si.
  • Dr. Agus Rusmana, M.A.
  • Dr. Ninis Agustini Damayani, M.Lib.
  • Dr. Purwanti Hadisiwi, M.Ex. Ed.
  • Dr. Centurion Priyatna, S.S., M.Si., P.hD.
  • Dr. Sussane Dida, M.M.
  • Dr. Herlina Agustin, M.T.
  • Dr. Dasapta Erwin Irawan (Institut Teknologi Bandung, Scopus ID: 34771445600)
  • Dr. Ir. Darmawan Napitupulu, M.Kom. (Indonesian Institute of Sciences, Scopus ID: 56580224900)
  • Robbi Rahim, S.Kom., M.Kom. (Universiti Malaysia Perlis, Scopus ID: 57191429453)
  • Dahlan Abdullah, ST, M.Kom, IPM (Universitas Malikussaleh, Scopus ID: 57195984663)
  • Dr. Janner Simarmata, S.T., M.Kom. (Universitas Negeri Medan, Scopus ID: 57195037172)
  • A.A Gde Satia Utama, SE., M.Ak., Ak., CA. (UNAIR PSDKU di Banyuwangi, Scopus ID: 57190400910)
  • Leon Andretti Abdillah, S.Kom., M.M. (Universitas Bina Darma, Scopus ID 57200984011)
  • Heri Nurdiyanto, S.Kom., M.T.I. (STMIK Dharma Wacana, Scopus ID 57200089726)

Sumber: http://iclick.id/

CFP: The 3rd International Conference of Vocational Higher Education

cfp kolordwijo icvhe 2018

An Invitation for Academician & Practitioner

ICVHE 2018: Understanding Digital World from Theory to Practices

Vocational Education Program – Universitas Indonesia proudly present:
The 3rd International Conference of Vocational Higher Education (ICVHE) 2018
Batam, Indonesia, 2-4 August 2018

– Prof. Dr. Koh Young Hum Hankuk University of Foreign Studies (HUFS), Seoul, Korea
– Dr. Lam Kin Chung John Harvard Fellow, Harvard University, United States
– Prof. Kazu Amimoto RPT. PhD Faculty of Health Sciences, Tokyo Metropolitan University

ICVHE 2018 will highlights impact of digital era: disruption, automation and data used that cover the theoretival and practical aspect of scientific and daily life. The scholars are encourage to submit papers on any topics but is not limited to the topic enlisted below

1. Administrative, BUsiness, Information and Technology
2. Health and Science
3. Law & Social Humanities

1. Public & Private Policy in response to the speed of change
2. Applied Education in the future of digital challenge
3. Social innovation needs and interests in the disruption era
4. The Digital Role in Environmental Sustainability
5. Business Transformation in Sharing Economy Trend
6. Innovation Partnership between University, Industry and Government
7. Digital impact on daily life

We accept papers with 4500-5000 words in English on related themes. Please use our Ms WOrd template and submit the paper through our website: http://icvhe.ui.ac.id

– All the accepted papers will appear in the National Proceedings (ISBN)
– Modified version of selected papers will be published in the Scopus-indexed proceedings or journals

Further info: http://icvhe.ui.ac.id
Email: icvhe.vokasi@ui.ac.id
Phone: +622129027481
Fax: +622129027478
Committee: +6287879187269

Peran Asosiasi Perpustakaan dalam Membangun Citra Pustakawan Menghadapi Era Revolusi Industri 4.0

Waktu: Rabu 2 Mei 2018, Pukul 08.00 – Selesai

Tempat: Ruang Auditorium Lantai 4, Perpustakaan Nasional RI, Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11, Jakarta

Kontribusi :
Anggota FPPTI : Rp. 200.000
Umum / Mahasiswa : Rp. 250.000

Transfer ke :
BRI KCP UI Depok atas nama Erika
*bukti transfer harap dibawa

Pendaftaran: https://goo.gl/2ksD8M

Informasi lebih lanjut :
Nur Listiani (0818645901)
Amirul Ulum (0818519636)
Anastasia Santi (081317321868)

# Apabila Bapak/Ibu membutuhkan surat undangan resmi silahkan kirimkan email ke semnas.fppti.2018@gmail.com

Calls for Papers: 1st International Conference on Library and Information Science


“Peran Ilmu Perpustakaan, Dokumentasi, dan Kearsipan dalam Pendidikan di Era Teknologi dan Informasi”


  1. Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Era Teknologi dan Informasi
  • Konsep, Teori dan Perspektif Sejarah Keilmuan Library Information Science
  • Kajian Mutakhir Teaching Methodologies and Curriculum Development In LIS School
  •  Best Practice dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan Di LIS School
  • The Competencies Are Required of LIS Graduated In Changing LIS Market.
  • Trend Pemanfatan Media di Pendidikan Perpustakaan: Kolaborasi, Koordinasi, Fokus.
  • Metaliterasi dalam Pengembangan Kurikulum di LIS School.
  1. Ilmu Dokumentasi dan Kearsipan di Era Teknologi dan Informasi
  • Isu-Isu tentang Dokumentasi Ilmiah di Dunia Pendidikan
  • Konsep dan Implementasi Penyebarluasan Dokumentasi Ilmiah Bagi Pendidikan
  • Museum Sebagai Pusat Dokumentasi Sejarah Pendidikan
  •  Peranan Arsip dalam Pengembangan Pengetahuan di Era Teknologi Informasi
  • Navigasi Sumber Daya Online Perpustakaan di Lingkungan Pendidikan.
  • Sistem Pengelolaaan Arsip Elektronik di Era Teknologi dan Informasi
  • Peran Arsip Informasi Multikultural dalam Pembelajaran
  • Artifak Budaya sebagai Bentuk Dokumentasi Pendidikan
  1. Ilmu Perpustakaan, Dokumentasi, dan Kearsipan dalam Pembangunan Berkelanjutan untuk Pendidikan Berkualitas di Era Teknologi dan Informasi.
  • Peranan Penting Ilmu Perpustakaan dalam Meningkatkan Kualitas Pendidikan dan Literasi untuk Pembangunan Berkelanjutan.
  • Model Dokumentasi Pengetahuan Lokal untuk Kualitas Pendidikan dalam Pembangunan Berkelanjutan.
  •  Model Pengelolaan Arsip dalam Mensukseskan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan
  •  Literasi Media dan Digital dalam Pengembangan Perilaku Informasi untuk Tujuan Pembangunan Berkelanjutan
  • Implikasi Perkembangan Teknologi Perpustakaan Menopang Sustainable Development Goal dalam Aspek Pendidikan
  • Model Komunikasi Pendidikan dalam Mendukung Sustainable Development Goal

Sumber: http://iclis.event.upi.edu/

Kamus Kearsipan

Kamus Istilah Ilmu Perpustakaan dan Informasi Online

Berikut ini adalah daftar istilah ilmu perpustakaan dan informasi beserta artinya. Kamus ini dirangkum dari banyak sumber.

Sumber: administrasi arsip:sebuah pengantar/ Sulistyo Basuki




Abbreviation – singkatan

Access – Akses, jalan masuk. Pemberian izin untuk:

1)      penggunaan fasilitas rujukan sebuah lembaga arsip

2)      memeriksa dan mempelajari arsip  dan rekod (arsip dinamis) individual atau koleksi  miliki sebuah depo arsip

3)      menyarikan informasi dari arsip dan rekod (arsip dinamis) untuk kepentingan penelitian dan penerbitan

Akses ke arsip mungkin dibatasi atau ditunda untuk melindungi kerusakan fisik pada rekod (arsip dinamis) asli atau untuk melindungi informasi konfidensial.

Access date – tanggal atau tahun akses

Access policy – Kebijakan akses ; garis haluan akses.

Pernyataan resmi yang dikeluarkan oleh pihak yang  berwewenang yang mengelola arsip, menenetukan rekod dan seri mana yang dapat diakses dan bagaimana syaratnya. Kebijakan akses harus tertulis, dan harus tersedia untuk pemakai dan pemakai potensial.

Access time – waktu akses

Accession – tambahan arsip.

(1)   Sekelompok rekod (arsip dinamis) atau arsip yang berasal dari

sumber yang sama dan diterima oleh depo arsip pada saat bersamaan.

(2)   Proses penerimaan secara formal dan pencatatan tanda terima arsip

dinamis pada depo arsip. Tujuan pencatatan ini menerima materi yang masuk di bawah kontrol dasar secepat mungkin, guna mencegah materi tersebut tercampur dengan materi lain yang sudah berada di bawah pengawasan depo arsip.

Accession list/register – senarai/register tambahan

Accession log – log penambahan arsip

Accession number – Nomor penerimaan. Nomor unik bagi masing-masing arsip atau bagiannya.

Account – rekening

Accrual – akrual, penambahan arsip. Pengadaan arsip yang diterima sesuai dengan prosedur  tertentu serta penambahan pada seri arsip yang telah  dimiliki    sebelumnya

Accumulation – akumulasi. Pendokumentasian arsip dan rekod/arsip dinamis

Acid free paper – kertas bebas asam

Acidity – Keasaman.  Kualitas kertas yang menyebabkan degradasi kimiawi sampai ke titik tertentu sehingga berubah warna dan rapuh dan akhirnya  lepas-lepas. Nilai keasaman biasanya dinyatakan dengan nilai pH.

Acquisition – pengadaan, akuisisi.

(1) Proses penambahan pada rekod/statis yang telah      dimiliki sebelumnya dari sebuah depo arsip/pusat arsip dinamis inaktif

(2)   Pengadaan dengan cara transfer, deposit, pembelian, hadiah atau warisan

(3)   Tambahan rekod/statis yang diperoleh.


Acquisition microfilming – pengadaan mikrofilm oleh depo arsip guna menambah dan  melengkapi mikrofilm yang telah dimiliki sebelumnya.

Acquisition policy –  Kebijakan/garis haluan akuisisi. Pernyataan resmi yang dikeluarkan oleh badan yang berwewenang yang mengelola arsip yang mengidentifikasi jenis materi yang akan dikumpulkan atau diperoleh depo arsip beserta persyaratan yang menyangkut akuisisi atau koleksi materi tersebut.

Act – akta.             Sebuah dokumen yang secara formal mewujudkan keputusan  badan legislatif atau penguasa atau merupakan bagian sebuah transaksi sah dan disusun dalam bentuk semestinya.

Adhesive binding – penjilidan perekat. Metode penjilidan sebuah volume tanpa jahitan atau setik  dengan cara menggunakan bahan perekat pada punggung dan halaman volume.

Administrative change – Perubahan administrasi. Perubahan pada struktur organisasi sebuah badan korporasi atau pada alokasi fungsi yang semula dilakukan oleh satu badan korporasi atau lebih. Perubahan semacam itu akan tercermin pada sistem penataan arsip dinamis badan yang bersangkutan.

Administrative history – Sejarah administrasi. Bagian dari alat bantu temu (finding aids) yang mendeskripsikan: (1) sejarah sebuah badan korporasi atau kelompok badan korporasi yang saling berkaitan, struktur organisasi dan tanggung jawab fungsionalnya atau (2) puncak hidup dan karier seseorang atau sebuah keluarga. Sejarah administrasi seseorang dikenal juga sebagai catatan biografi (biographical note).

Administrative microfilming – Pemikrofilman administrative. Pembuatan microfilm dalam penciptaan dan atau penggunaan rekod mutakhir.

Administrative value – Nilai administratif. Nilai rekod/arsip dalam pelaksanaan bisnis administrative pada masa  kini atau masa mendatang dan/atau sebagai bukti dari kegiatan tersebut. Disebut juga nilai operasional.

Agency –Instansi pemerintah, bisnis, organisasi atau institusi yang menciptakan atau mengelola arsip dinamisnya sendiri dalam menjalankan kegiatan atau aktivitasnya. Menyangkut organisasi atau lembaga yang besar, badan bawahan semacam lembaga atau badan dapat dianggap sebagai badan terpisah.

Administrative value – nilai administratif. Nilai rekod untuk melaksanakan tugas dewasa ini atau bisnis administratif pada masa mendatang dan atau sebagai bukti. Disebut pula nilai operasional

Aerial photograph – foto udara. Foto yang dibuat pada ketinggian yang telah ditentukan sebelumnya dan sesuai dengan rencana dan skala

Aisle — gang

Alienation –  pemindahan hak milik, alienasi.

Alkali            – alkali

Annexe – ruang tambahan  depo cabang; sesuatu yang ditambahkan pada sebuah dokumen; juga    merujuk pada lampiran.

Aperture card – kartu apertur. Sebuah kartu, lazimnya bertebuk, memiliki ukuran dan bentuk yang disesuaikan dengan penggunaan sistem olah data, dengan adanya satu lubang  persegi empat atau lebih yang khusus dirancang untuk tempat mikrofilm.

Appraisal – Penaksiran, penilaian. Sebuah fungsi dasar kearsipan  untuk menentukan pemusnahan cantuman/rekod berdasarkan nilai kearsipannya. Istilah penaksiran  juga merujuk ke evaluasi, peninjauan, pemilihan retensi atau retensi terpilih.

Archival disk

Archival quality/standard – Kualitas/standar kearsipan. Istilah generik yang digunakan untuk menunjukkan media arsip dinamis (kertas, mikrofilm) dan suplai yang berhubunagn (tinta, pita, fasteners)

Archival heritage – Warisan arsip. Keseluruhan arsip yang dilestarikan di sebuah negara sehingga membentuk bagian penting dari warisan administratif, kultural dan historis. Pelestariannya dijamin oleh undang-undang perlindungan arsip,                          –

Archival integrity – Integritas arsip., kesatuan arsip. Sebuah standar berasal dari prinsip provenans dan prinsip registrasi yang m,ensyaratakan bahwa grup arsip/rekod tetap dipertahankan dalam kesatuannya tanpa pembagian, mutilasi, alienasi, perusakan yang tidak berewenang atau penambahan tanpa izin terkecuali oleh akrual atautuntutan ulang, untuk menjamin nilai pembuktian dan informasionalnya.

Archival jurisdiction – Jurisdiksi arsip., sebagaimana dinyatakan dalam undang atau peraturan, dilakukan oleh depo arsip atas preservasi, transfer, penggunaan dan pemusnahan rekod dan arsip sebuah organisasi atau lembaga.

Archival legislation – Perundang-undangan arsip. Undang-undang dan peraturan yang mengatur preservasi, asesibilitas dan perlindunagn arsip dan organisasi arsip di sebuah negara.

Archival quality – Mutu arsip, kualitas arsip. Ciri materi yang inheren pada setiap media dokumenter yang memungkinkan pelestariannya dalam jangka waktu tak terbatas pada kondisi terkendali.

Archival succession            – Suksesi arsip, penggantian arsip. Penggantian jurisdiksi sah atas arip sebagai hasil perubahan kedaulatan territorial atau kewenangan administratif

Archival value – nilai arsip. Nilai administratif , fiscal, hukum, pembuktian dan/atau informasional, yang membernarikan retensi permanen atau tidak terbatas atas rekod/arsip.Nilai kebuktian dan informasi yang menjadi dasar penyimpanan arsip secara permanen. Nilai tersebut ialah:

Archive – Arsip

Archives box – Kotak arsip. Sebuah kontener baku penyimpan berukuran standar yang terbuat dari kardus (dapat bebas asam) yang direkat tanpa menggunakan lem atau staples.

Archive group – grup arsip. Divisi primer dalam penyusunan arsip pada aras independen dari unit atau badan asal arsip.

Archives – Arsip. (1) Rekod  nonmutakhir yang dilestarikan, tanpa atau dengan seleksi, oleh mereka yang bertanggung jawab atas penciptaannnya atau oleh penggantinya dalam fungsi untuk penggunaan mereka sendiri oleh depo arsip yang tepat karena nilai kearsipannya. (2) Sebuah lembaga yang bertanggung jawab atas akuisisi, preservasi dan komunikasi arsip: di AS disebut juga archival agency, jasa arsip. Record office. Arsip juga disebut berdasarkan jenis lembaga yang mengumpulkannya misalnya arsip universitas, arsip pers/radio/televisi. (3) gedung atau bagian gedung tempat arsip dilestarikan dan tersedia untuk konsultasi, disebut juga depo arsip, archival depository.

Archive(s) museum – museum arsip. Pameran permanen, terdiri dari arsip yang dipamerkan   –untuk keperluan pendidikan dan/atau kebudayaan.

Archives programme – Program arsip. Rencana atau kegiatan yang sedang berjalan untuk mengelola koleksi arsip atau mengidentifikasi materi kearsipan dan mengatur pemindahan atau transfernya ke depo arsip yang sesuai.

Archive(s) teaching unit – unit pengajaran arsip. Pemilihan turunan dokumen, salinan foto dan peta untuk  digunakan di kelas sebagai bagian pengajaran yang bertautan dengan periode sejarah, peristiwa, gerakan atau tokoh, dengan materi penjelasan untuk guru dan murid.

Archivist – arsiparis. Seseorang yang secara profesional bertanggung jawab atas administrasi atau manajemen arsip.

Arrangement – Penataan, susunan. Kegiatan intelektual yang berkaitan dengan penyusunan arsip dinamis atau arsip berdasarkan prinsip  provenans dan prinsip registrasi, yang mencerminkan struktur administratif dan/atau wewenang atau fungsi badan korporasi asal cantuman/arsip. Billamana hal ini tidak mungkin dilakukan, maka pengaturan berdasarkan kriteria lain digunakan sesuai dengan jenis fisik atau bentuk atau isi dokumen. Penyusunan dapat dilakukan pada aras berikut;: depo, kelompok cantuman/arsip, sub-kelompok, klas atau seri, item atau dokumen.

Audio-visual records/archives– Rekod/arsip audiovisual. Arsip dalam bentuk gambar dan/atau suara dengan tidak memandang  formatnya, termasuk arsip tekstual yang berkaitan.

Audio-visual records– Rekod dalam bentuk gambar dan/atau suara dengan tidak memandang formatnya, termasuk pula rekod tekstual yang berkaitan.

Authentication – Autentifikasi, otentifikasi. Penentuan apakah sebuah dokumen atau reproduksi dokumen sesuai dengan pokok artinya. Berbeda dengan sertifikasi yang berarti tindakan menguji sifat resmi sebuah dokumen atau turunannya. Turunan dokumen tersebut dikenal sebagai turunan yang disahkan.

Autograph – Tanda tangan. (1) Sebuah manuskrip, ditandatangani atau tanpa tandatangan, yang berada di tangan penulisnya. (2) Tandatangan.

Automatic data processing – Pengolahan data automatik. Operasi automatik, baik dengan perlaatan mekanis atau elektronik, yang memungkinkan pengolahan data dalam jumlah besar.


Back-to-back rows – Jajaran rak bertolak belakang. Dua baris rak yang berbatasan satu dengan yang lain di bagian belakangnya.

Bay – Ceruk, susunan rak

Bequest – Pengampuan. Transfer pengawasan dan hak atas dokumen berdasarkan warisan dan testamen.

Binding – penjilidan. (1) Penguatan permanen bersama-sama biasanya di antara 2 kulit terhadap  manuskrip atau lembar tercetak untuk membuatnya berada pada susunan tetap serta membantu melindunginya. (2) Kulit pada nomor 1 di atas.

Book cradle – palungan buku. Sebuah gawai yang digunakan untuk menaruh halaman sebuah volume terjilid sehingga halaman tersebut terbuka untuk reproduksi  rata dengan alas  dengan demikian semua bagian halaman tersebut berada dalam fokus

Book holder – sandaran buku. Sebuah penyangga yang ditempatkan di meja atau meja pameran guna menyangga sebuah volume terjilid pada sudut tertentu untuk memudahkan pembacaan.

Box – kotak, peti, boks. Sebuah kontener penyimpanan, dalam berbagai jenis komposisi, konstruksi dan dimensi, dimaksudkan untuk melindungi dan memudahkan pengerakan dan penanganan  rekod/arsip.

Branch repository – depo cabang . Sebuah bagian, subdivisi atau seksi arsip, secara fisik  terpisah dari depo induk, bertugas atas pengadaan, pelestarian dan komunikasi arsip tertentu.

Brief – surat terbuka. (1)Surat terbuka yang dikeluarkan oleh sekretariat kepausan, direkat dengan segel lilin dan bersifat kurang formal dibandingkan dengan bulla (2) Sebuah surat yang dikeluarkan oleh otoritas berwewenang pada perorangan atau lembaga yang memerintahkan untuk melaksanakan suatu tindakan. (3) Ringkasan,abstrak atau sari sebuah dokumen. (4)Ringkasan fakta sebuah kasus dengan merujuk kepada butir-butir hokum yang tercakup guna membantu mengajukan perkaran dipengadilan.

Brittleness – Kegelasan. Kondisi kertas atau media lain yang patah bukannya membengkok ketika dipilin. Kegelasan biasanya merupakan hasil dari efek keasaman pada media, ditambah dengan suhu panas, penerangan dan atau penuaan.

Bull – bulla. Sebuah segel bundar logam pada sebuah dokumen yang mengandung formalitas yang tinggi yang dibubuhkan pada surat kepausan.

Bundle – bundel. Unit penyimpanan terdiri dari sejumlah dokumen, baik berkaitan ataupun tidak berkaitan isi dan fungsinya, biasanya diikat menjadi satu dengan menggunakan tali, pita dan sejenisnya. Sebuah bundel mungkin bersifat “orisinil” artinya bundel tersebut diterima dalam keadaan terikat oleh depo arsip atau mungkin terbentuk menjadi satu  ketika dalam proses penataan.

Business archives – Arsip bisnis, arsip perusahaan. Arsip organisasi bisnis dan komersial. Arsip yang bertanggung jawab atas akuisisi, preservasi dan komunikasi arsip bisnis.


Cadastral map – Peta kadaster. Peta yang menunjukkan pembagian tanah untuk keperluan deskripsi dan pencatatan kepemilikan sebagai basis untuk perpajakan.

Cadastre – Kadaster.  Pernyataan resmi mengenai kuantitas dan nilai properti real di setiap tempat, dibuat dengan maskdu menyesuaikan pajak di properti tersebut.

Calendar– kalender. Sebuah daftar, biasanya disusun menurut urutan kronologis dari dokumen tersendiri pada seri yang sama atau jenis tertentu dari berbagai macam sumber, memberikan semua isi dan informasi material yang penting bagi pemakai.

Carbon copy –  kopi  karbon. Sebuah kopi dokumen yang diciptakan bersamaan dengan  manuskrip asli atau naskah ketik dengan menggunakan lembaran karbon atau kertas berkarbon

Card index – indeks  kartu. Sebuah indeks yang dicatat pada kartu berukuran sama, disusun menurut urutan tertentu, misalnya menurut abjad, numerik, subjek.

Cartographic  records/archives – rekod/ arsip kartografi. Rekod/arsip yang terdiri  dari peta,  atlas dan materi sejenis termasuk rekod/arsip tekstual yang bertautan

Cartridge – Selongsong.  Kontener tertutup berisi film atau pita magnetis, didisain untuk menyimpan dan memunggahnya ke projekter alat baca, perekam atau landas pita komputer, tanpa perlu terlebih dahulu putar ulang atau saji balik.

Cartulary – Kartularium. Sebuah register, biasanya dalam bentuk terjilid, terdiri dari salinan charta, anugerah gelar, hak istimewa yang diberikan pada seseorang dan dokumen lain miliki perorangan, keluarga atau lembaga.

Case papers/files – Makalah/berkas kasus. Berkas yang berkaitan dengan tindakan tertentu, peristiwa,  orang, tempat, proyek atau subjek lain. Kadang-kadang disebut pula sebagai berkas proyek atau dosier. Di Canada dikenal sebagai berkas transaksional

Cash book –  Buku kas. Sebuah buku yang mencatat secara kronologis semua penerimaan dan pengeluaran uang.

Cassette – Kaset. Sebuah gawai berisi film atau pita magnetis, gelondong, dan gelondong penerima, semuanya dalam satu tempat.

Catalogue – katalog. Sebuah alat bantu temu kearsipan yang memeri dokumen jenis khusus misalnya peta, dokumen yang dijadikan satu untuk tujuan khusus, misalnya pameran atau berkaitan dengan subjek tertentu.

Cellulose nitrate film – Film  nitrat selulose. Penunjang atau basis yang luwes  yang digunakan untuk negatif dan flim sine dari sekitar tahun 1890an hingga tahun 1950. Sifatnya sangat tidak stabil, swa-rusak dan mudah terbakar.

Census return/schedule – Jadwal/kembalian sensus. Sebuah  daftar (senarai) orang dan atau properti, biasanya berkala yang memuat rincian deskripsi dengan tingkat rincian yang berbeda-beda.

Central archives – Arsip pusat. Lembaga arsip yang bertanggung jawab atas arsip pemerintah pusat, federal, negara bagian  atau provinsi. Juga ditunjuk sebagai arsip nasional atau arsip umum provinsi atau negara bagian.

Certification  – Sertifikasi. Tindakan memeriksa atau menguji keresmian sebuah dokumen atau kopi dokumen. Kopi yang diperiksa dan memenuhi syarat disebut kopi bersetifikat.

Character – Karakter. Sebuah huruf, digit atau simbol lain yang digunakan untuk mewakili  data.

Charge out – Peminjaman. Tindakan mencatat dokumen yang dikeluarkan dari tempat penyimpanannya. Arti lain ialah dokumen yang digunakan untuk merekam tindakan tersebut.

Chart – Peta navigasi. Peta yang khusus didisain untuk navigasi, baik navigasi laut maupun penerbangan.

Charter – Charta. Sebuah dokumen, biasanya bersegel, memberikan hak khusus, menyatakan tujuan dan prinsip, mewujudkan persetujuan formal, memberi wewenang hak khusus atau pembebasan dari tugas tertentu.

Checklist – Daftar/senarai uji. Sebuah daftar rekod/ arsip yang disiapkan khusus untuk keperluan identifikasi dan pemeriksaan.

Chirograph – Chirograf. Sebuah kesepakatan yang mengikat secara hukum antara dua pihak atau lebih dalam dua dokumen asli atau salinannya, bagian tepi masing-masing dokumen atau salinannya diberi lubang bergerigi, atau indentasi atau diberi tanda lain untuk keperluan otentifikasi. Istilah tersebut dapat digunakan tsnps perlu merujuk ke bentuk dan isi dokumen dan akhir-akhir ini dokumen tersebut tanpa lubang bertepi, indentasi atau tanda khusus lainnya. Disebut juga  identur.

Chronological file – Berkas kronologis, Sebuah berkas berisi kopi dokumen disusun menurut sistem kronologis. Dalam literatur dikenal juga sebagai chron file, chrono, day file,  berkas harian, berkas bacaa, reading file.

Chronological  inventory /list – Senarai /inventaris kronologis, Sebuah senarai inventaris, di dalamnya entri disusun menurut sistem kronologis. Susunan kronologis ini mungkin sekali berbeda dengan susunan aslinya.

Chronology –  Kronologi. Arti pertama ialah ilmu yang mengukur waktu dalam periode tertentu dan mengidentifikasi dan membandingkan tahun yang diungkapkan dalam berbagai gaya atau kalender.

Church archives – Arsip gereja. Arti pertama ialah  arsip lembaga dan organisasi keagamaan. Kedua lembaga  yang   bertanggung jawab atas akuisisi, preservasi dan komunikasi arsip lembaga dan organisasi keagamaan. Disebut juga arsip eklestial.

Cipher – Sandi. (1) sistem penulisan berdasarkan kunci atau himpunan peraturan atau simbol yang telah ditentukan terlebih dahulu,digunakan untuk komunikasi rahasia. (2) berita dalam sandi (3) kunci ke arah sistem penulisan sandi. Disebut juga kode.

Civil register – Catatan sipil. Catatan atau register yang dibuta dan simpan oleh pihak berwajib mencatat kelahiran secara kronologis, perkawinan dan kematian dan kemungkinan data lainnya. Di AS disebut juga statistik cital.

Class – Kelas. Sebuah subdivisi dari kelompok arsip yang bersifat terkenalkan dan mandiri, terdiri atas sejumlah  butir (item) yang memiliki satu sifat umum atau lebih. Biasanya ekuivalen dengan seri.

Class list – Daftar kelas. Sebuah daftar butiran (item) dalam sebuah kelas dengan susunan numerik  terinci  yang membedakannya dari item lainnya.

Classification – Klasifikasi.  Persiapan rencana/sistem  pemberkasan untuk rekod maupun arsip dan penempatan seri atau item pada rencana/sistem atau bagan klasifikasi.

Classification scheme  – Bagan klasifikasi. Sebuah pola penyusunan arsip berdasarkan kelompok, seri dan  butiran (item).

Clearance      – Izin. Keputusan administratif bahwa seseorang memperoleh akses ke rekod atau informasi terbatas dari kategori tertentu.

Closed file –  Berkas tertutup.  (1) Sebuah berkas atau berkas yang berkaitan dengan sebuah masalah yang telah selesai dan tidak ada lagi penambahan dokumen. (2) Sebuah berkas atau berkas disertai pembatasan akses kepada berkas yang bersangkutan , berbeda dengan akses terbuka.

Code – Kode.  Pada pengolahan data automatis, kode merupakan himpunan peraturan untuk mewakili data, karakter atau instruksi.

Collection – Koleksi. (1) Sebuah akumulasi buatan dokumen dari setiap provenans yang dijadikan satu atas dasar persamaan karakteristik seperti cara akuisisi, subjek, bahasa, media, jenis dokumen, nama kolektor (2)batang tubuh dokumen yang terdiri atas kelompok arsip/rekod bersama-sama dengan materi terkait lainnya yang berasal dari provenans yang berbeda-beda. (3) penggunaan lepas arsip/rekod privat.

Commonplace book – Buku memorandum. Sebuah volume yang mencatat informasi sebagaimana diinginkan atau dirujuk oleh pemakainya. Susunan buku memorandum dapat bebas dapat pula tertata menurut sistem tertentu.

Communication – Komunikasi. Sebuah fungsi dasar kearsipan dengan cara menyediakan dan mempromosikan penggunaan lebih besar akan


Compact shelving – Pengerakan padat. Sistem pengerajan bergerak yang bertujuan menghemat  tempat dan/atau menjamin keamanan terdiri atas barisan rak tergerakkan bagian belakang demi bagian belakang secara hastawi atau elektrik, baik horisontal pada rel atau berputar melalui seperempat lingkaran yang berada di atas sebuah pasak.

Competence – Kewenangan, kompetensi.  Ruang lingkup tanggung jawab yang diberikan pada seseorang. Misalnya kewenangan seorang arsiparis di depo arsip mungkin dibatasi pada satu fungsi saja misalnya penaksiran. Sebaliknya, kewenangan tersebut dapat meliputi semua fungsi kearsipan untuk satu fonds atau lebih dari kelompok rekod.

Computer – Komputer. Sebuah mesin untuk mengolah data di bawah kendali instruksi terekam tanpa campur tangan operator manusia selama beroperasi.

Computer-based indexing – pengindeksan berbasis komputer. Pengindeksan yang dilakukan dengan menggunakan komputer.

Computer input microfilm/microform – Mikrofolm/mikrobentuk masukan komputer. Mikrofilm/mikrobentuk digunakan untuk memasukkan/memasukkan ulang data ke sebuah komputer. Seringkali disingkat CIM.

Computer output microfilm/microform – Mikrofilm/mikrobentuk luaran komputer. Luaran komputer yang dihasilkang langsung pada mikrfofilm/mikrobentuk, tanpa cetakan kertas sebagai perantaranya. Istilah tersebut juga dapat digunakan untuk menunjukkan perlengkapan yang menghasilkan mikrobetuk atau proses secara keseluruhan. Disingkat COM.

Computer program – Program komputer. Urut-urutan instruksi atau pernyataan dalam sebuah bentuk terterimakan bagi sebuah komputer, disusun untuk memperoleh hasil tertentu.

Concordance – Konkordans(I). Sebuah  sarana  bantu temu, terbagi atas 2 kolom, menyusun hubungan antara nomor rujukan pada lalu dengan nomor rujukan masa kini dari item tertentu.

Confidentiality – Kerahasiaan. Kualitas atau ciri privasi atau rahasia yang berkaitan dengan  informasi tertentu dan/atau rekod, sehingga membatasi akses padanya.

Conflicting archival claims – Klaim kearsipan yang bertentangan. Klaim yang saling bertentangan dari item politik atau administratif menyangkut penguasaan hukum pada penjagaan dan atau akses ke arsip terutama setelah terjadi perubahan pada kedaulatan, termasuk dekolonissi dan perubahan pada organisasi teritorial.

Conservation – Konservasi. Aspek fisik dan proses preservasi materi arsip orisinil.

Preventive Conservation : Konservasi preventif. Upaya yang diambil untuk mencegah atau menunda degradasi koleksi, misalnya penyediaan tempat penyimpanan yang sesuai dengan lingkungan dan layak, pemasangan gawai peringatan, penarikan, pembatasan item yang mudah rusak atau pembuatan kopinya. Restorative Conservation – Konservasi Restoratif. Upaya yang diambil untuk memperbaiki atau mereparasi atau mengembalikan arsip yang rusak atau materi lain ke kondisi semula. Dalam melakukan konservasi restoratif ini perlu mempertahankan nilai pembuktian yang asli dan karena itu reparasi bersifat terulangkan dan nampak nyata.

Conservation laboratory – Laboratorium konservasi. Komponen preservasi yang berhubungan dengan perawatan fisik atau kimiawi terhadap dokumen.

Conservator – Konservator. Seseorang yang secara profesional bertanggung jawab atas preservasi fisik arsip atau materi lainnya.

Contact copy – Kopi/salinan kontak. Sebuah salinan yang dibuat dengan cara menaruh lembaran materi yang dipekakan dalam kontak langsung dengan dokumen asli atau negatif foto selama ekspos.

Container list– Daftar/senarai kontener.  Daftar materi yang terdapat di kontener untuk memudahkan temu balik. Daftar kontener biasanya meliputi judul seri atau berkas, bagian berkas yang terdapat dalam kontener serta cakupan tahun. Daftar kontener mungkin juga memuat lokasi rak bagi masing-masing kontener.

Contingent records – Rekod darurat. Rekod yang dijadwalkan untuk dimusnahkan setelah terjadinya sebuah peristiwa khusus pada waktu yang belum ditentukan pada masa mendatang, misalnya penonaktifan sebuah kapal.

Contract – Kontrak.  Sebuah dokumen yang memuat kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang telah bersepakat untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, dan merinci syarat dan ketentuan kesepakatan yang dilindungi hukum.

Contrast – Kontras. Ungkapan dalam fotografi menyangkut hubungan antara ketajaman tinggi dengan rendah menyangkut sebuah subjek atau antara densitas tinggi dan rendah mengenai sebuah citra foto.

Controlled vocabulary – Kosakata terkendali. Daftar istilah yang dibakukan digunakan untuk meningkatkan keseragaman dalam pengindeksan atau temu balik.

Controlling agency – Badan pengendali. Badan korporasi yang melakukan pengendalian atau pengawassan terhadap sekelompok rekod dengan mengacu pada penarikan dan penggunaannya  menyangkut fungsi, retensi atau pemusnahan dan akses publik. Badan pengendali dapat berupa badan korporasi asal rekod, badan transfer atau badan yang menggantikannya.

Convenience file – Berkas kemudahan. Kopi ekstra dari dokumen yang dipertahankan untuk memudahkan akses dan rujukan. Disebut juga berkas personal.

Copy – Kopi, salinan, Duplikasi teks sebuah dokumen aslii yang disiapkan secara simultan atau terpisah, biasanya dikenai berdasarkan fungsi atau metode penciptaannya.

Copyright – Hak cipta. Hak yang diberikan oleh undang-undang kepada pengarang sebuah dokumen, pewarisnya atau yang diberi wewenang untuk menerbitkan atau mereproduksi atau memberi wewenang untuk penerbitan atau mereproduksinya.

Copyright – Hak cipta. Hak eksklusif yang diberikan oleh undang-undang kepada pencipta sebuah karya (atau orang yang ditugaskan atau karyawannya) untuk membuat atau menmusnahkan karyanya dan karena itu mengontrol penggunaan karya sastra, drama, musik, artistik atau karya lainnya. Kepemilikan hak cipta pada sebuah karya tidak dengan sendirinya berlaku untuk kepemilikan karya itu sendiri. Undang-undang yang menyangkut hak cipta bersifat rumit dan memerlukan bantuan hukum spesialis.

Corporate body – Badan korporasi. Sebuah organisasi atau kelompok orang yang dikenali oleh nama tertentu dan bertindak sebagai maujud (entity). Contoh asosiasi, perusahaan, gereja, masjid, partai politik, pertemuan semacam seminar, lokakarya, simposium dan sejenisnya, pemerintah, instansi pemerintah, lembaga, organisasi nirlaba dan lembaga keagamaan.

Correspondence – Korespondensi.Setiap bentuk komunikasi tertulis dan beralamat yang dikirim dan diterima termasuk surat, kartupos, memoranda, nota, telegram atau surat kawat.

Correspondence management – Manajemen korespondensi. Aplikasi prinsip dan teknik managemen arsip dinamis  pada korespondensi

Counterseal – Kontrasegel. Sebuah segel, biasanya lebih daripada segel utama pemakai individual  dan berbeda disainnya, dicap ke bagian belakang segel utama untuk menambah kesahihannya dan otentifikasi ke dokumen yang divalidasi.

Cross reference – Rujukan silang. Sebuah entri yang mengarahkan pemakai ke tajuk lain.

Creator – Pembuat, pencipta. Orang atau badan korporasi yang menciptakan atau mengadakan dokumen dan rekod.

Cubic metre – Meter kubik. Unit ukuran rekod/arsip, menunjukkan volume yang diisi rata-rata 9 meter linier dokumen; satu kubik kira-kira 35 kaki kubik.

Cull – Penyiangan. Pemindahan dokumen tertentu dari sebuah seri karena tidak memiliki nilai kearsipan. Dalam bahasa Inggeris disebut juga weeding atau stripping.

Current records – Rekod/arsip dinamis mutakhir. Rekod yang biasanya digunakan untuk  melakukan kegiatan sebuah badan, instansi atau

perusahaan dan karena itu tetap disimpan di tempat asalnya. Di  Canada dikenal sebagai  rekod aktif.

Custodial history – Sejarah perlindungan/penyimpanan. Badan korporasi, keluarga atau perorangan yang berturut-turut menyimpan batang tubuh materi kearsipan sejak dari saat pembuatan sampai ke akuisisinya oleh depo arsip.

Custody – Perlindungan,  pengawasan, pengampuan. Tanggung jawab utama atas penjagaan rekod/arsip berdasarkan pemilikan fisik namun tidak harus selalu pemilikan atas dasar hukum.

Custumal – Buku adat istiadat. Kumpulan tertulis adat kebiasaan, khususnya di kesatriaan, kota, provinsi atau unit teritorial lainnya.


Data – Data. (1) Fakta atau instruksi yang diwakili dalam bentuk formal, cocok untuk transmisi, interpretasi atau pengolahan secara hastawi maupun automatis.

Data archives – Arsip data. Sebuah instusi atau organisasi yang bertanggung jawab atas akuisis, preservasi dan komunikasi rekod/arsip dalam bentuk terbacakan mesin dengan tidak memandang provenansnya.

Data bank – Bank data. Kumpulan berkas dan atau kelompok berkas tentang sebuah bidang subjek dan disusun sehingga dapat disajikan untuk berbagai jenis pemakai.

Data base – Pangkalan data, basis data. Kumpulan data yang tersruktur dan secara logis berhubungan dirancangbangun untuk memenuhi berbagai aplikasi namun dikelola tidak tergantung dengan yang lain.

Data protection – Perlindungan data. Perlindungan hukum atas hak perorangan menyangkut kumpulan, penyimpanan dan pengolahan automatik data personal dalam bentuk terbacakan mesin dan pengungkapan data sejenis itu.

Daybook – Buku harian. Sebuah buku harian, jurnal atau jilid lain yang digunakan untuk mencatat satu transaksi atau lebih setiap hari.

Deaccesion – Awaasesi, deasesi. Proses mengeluarkan materi dari pemeliharaan dan pengawasan arsip karena materi tersebut telah ditaksir dan terbukti tidak cocok untuk koleksi arsip karena pemilik sahnya meminta untuk dikembalikan atau karena telah disepakati untuk mentransfernya ke depo lain. Deasesi merupakan masalah yang serius dan rumit karena itu harus dipertimbangkan dan dicatat dengan baik.

Deacidification – Deasidifikasi, pengawasaman. Proses nilai pH dokumen kertas ditingkatkan sehingga minimum mencapai 7.0 untuk membantu pelestarian dokumen kertas tersebut.

Decimal classification – Klasifikasi desimal, klasifikasi persepuluhan. Sebuah bagan klasifikasi yang menggunakan notasi desimal, misalnya dalam sebuah larik terbagi atas 10 kelas, atau seri yang terbagi atas 10 kelas bawahan. Jangan dirancukan dengan Universal Decimal Classification (UDC).

Declassification – Deklasifikasi, awaklasifikasi. Penghapusan atas semua pembatasan keamanan terhadap informasi atau rekod.

Deed – Akte otentik. Dokumen bermeterai, di banyak negara dibuat di depan notaris publik, bila dokumen tersebut  diserahkan akan emmberikan efek kesepakatan  atau ikatan  hukum antara pihak-pihak yang disebutkan  dalam akte tersebut.

Dehumidification – Dehumidifikasi, awakelembaban. Proses mengurangi kelembaban relatif udara di sebuah kawasan penyimpanan dengan menggunakan metode kimiawi atau mekanis.

Density          – Densitas, kepadatan. (1) Tingkat  kecerahan optik sebuah materi yang menentukan jumlah cahaya yang menembusnya atau dipantulkan dari materi tersebut. (2) Dalam pengolahan data, jumlah bits yang dapat disimpan per unit dimensi sebuah media. Pada pita magnetis, densitas diungkapkan dalam ukuran bpi atau bits per inch.

Departmental records/archives – rekod/arsip departemen. Rekod/arsip dan/atau arsip sebuah departemen, kementerian atau badan administrative lainnya.

Deposit – Depost. (1) Penempatan dokumen di bawah pengawasan depo arsip tanpa memindahkan wewenang hukumnya. (2) dokumen yang dicakup oleh sebuah deposit.

Description – Deskripsi. Proses merekam informasi tentang sifat dan isi rekod yang ada di bawah pengawasan arsip. Deskripsi mengidentifikasi ciri-ciri seperti provenans, susunan, format dan isi dan menyajikannya dalam bentuk yang baku.

Descriptive list – Senarai/daftar deskriptif. Sebuah sarana bantu temu dalam bentuk sebuah daftar berisi rincian singkat butiran, umumnya uraian pada senarai deskriptif lebih rinci daripada uraian pada daftar kelas.

Destruction – Pemusnahan, perusakan. Pemusnahan dokumen yang tidak memiliki nilai lagi dengan cara pembakaran, pencacahan , pembuburan atau kimiawi.

Diary – Buku harian. Rekod peristiwa yang ditulis setiap hari.

Diazo film – Film diazo. Sejenis film yang digunakan untukmembuat duplikat microfilm, citra pada film tersebut dihasilkan dengan cara penyirana pada materi peka diazonium.

Diploma – Diploma. (1) sebuah charta yang dikeluarkan oleh seorang penguasa. (2) Dokumen formal yang memberikan kehormatan, gelar, hak istimewa atau lisensi.

Diplomatic – Diplomatik,ilmu  piagam. Ilmu yang berkaitan dengan jenis dan elemen dokumen.

Diplomatic archives – Arsip diplomatic. Arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan politik luar negeri sebuah negara.

Disaster plan – Rencana penanggulangan bencana. Dokumen yang menjabarkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk meminimumkan resiko dan akibat bencana semacam kebakaran, banjir atau gempa bumi dan lain-lainya dan memulihkan, menyelamatkan dan mengamankan arsip dinamis vital seandainya terjadi bencana. Rencana penanggulangan bencana merupakan bagian dari konservasi preventif.

Display case – Vitrin, rak pameran.

Disposal – Pemusnahan. (1) Keputusan akhir mengenai nasib rekod/arsip dinamis yaitu dimusnahkan atau ditransfer ke arsip. (2) program kegiatan untuk memudahkan transfer rekod perantara dan inaktif  yang teratur dari ruangan ke penyimpanan biaya rendah. Program ini meliputi survei, penjadwalan dan perekod pemusnahan.

Disposal date – Tahun/tanggal pemusnahan. Tanggal atau tahun yang tertera pada jadwal rekod menyangkut bila pemusnahan rekod harus dilaksanakan.

Disposal list  -Daftar/senarai pemusnahan. Dokumen yang memberi otorisasi sah untuk pemusnahan rekod,; wewenang ini hanya diberikan sekali saja.

Disposal microfilming -Pemikropfilman pemusnahan. Penggunaan microfilm untuk menghemat atau mengurangi ruang dan alat  penyimpanan serta pengganti mikropfilm atas rekod  asli yang dimusnahkan.

Disposal schedule – Jadwal pemusnahan. Pencatatan sistematis rekod/arsip dinamis yang diciptakan oleh badan korporasi yang merencanakan hidup arsip dinamis sejak saat penciptaannya sampai ke pemusnahannya.

Document – Dokumen. (1)Unit lengkap terkecil dari materi arsip dinamis yang berakumulasi sehingga membentuk sebuah berkas, misalnya surat, foto, laporan. Juga dikenal sebagai item atau butiran. (2) Kombinasi media dan informasi yang terekam pada media, dapat digunakan sebagai alat bukti atau konsultas. (3) Sebuah butiran arsip, rekod atau manuskrip, biasanya tak terbaikan.

Document case – Kotak dokumen, portofolio. Sebuah kontener berisi dokumen yang dijajarkan datar.

Documentary publication – Publikasi dokumenter. Publikasi, dalam bentuk apapun jua, berisi teks otentik dan dokumen lain yang berisi deskripsi yang tepat dan anotasi kritis.

Documentation – Dokumentasi. (1) Pengorganisasian dan pengolahan deskripsi tertulis arsip dinamis dan arsip untuk informasi pemakai dengan hasil dalam alat bantu temu. (2) Dalam hubungannya dengan arsip dinamis terbacakan mesin. Seri terorganisir dokumen deskriptif yang menjelaskan sistem operasi dan perangkat lunak yang diperlukan untuk pelihara-tahan (maintenance) dan menggunakan data dalam bentuk terbacakan mesin.

Documentation programme – Program dokumentasi. Program aktivitas berkala yang dirancangbangun untuk mengidentifikasi, merekam ulang dan kemungkinan juga menciptakan arsip dinamis atau informasi untuk disertakan dalam koleksi arsip.

Donation – Sumbangan, donasi. Depost sukarela rekod, termasuk pemindahan kepemilikan resmi juga penjaga arsip.

Donor – Penyumbang, donor. Orang atau badan korporasi yang menyumbangkan Rekod  ke  depo arsip.

Double shelving – Pengerakan ganda. Penempatan butiran atau kontener, masing-masing bertolak belakang pada rak yang sama.

Downgrade – Penurunan. Penurunan aras klasifikasi pengamanan atas informasi/rekod. Disebut juga deklasifikasi.

Draft – Konsep. (1) sebuah bentuk kasar atau awal sebuah dokumen, kadang- kadang dipertahankan sebagai bukti. (2) Perintah tertulis menyatakan pembayaran uang.

Dry silver process – Proses perak kering. Proses pengopian halida perak yang menyebabkan citra tersembunyi menjadi kasat mata berkat penggunaan panas bukannya proses kimiawi.

Dummy – Sulih. Sebuah kartu, lembaran atau indicator lain yang ditempatkan di atau berdekatan dengan tempat sebuah butiran biasa disimpan untuk menunjukkan bahwa butiran tersebut dipindahkan atau sedang digunakan.


Educational service – Jasa pendidikan. Aktivitas depo arsip yang bertujuan mendorong dan menfdayagunakan koleksi arsip yang dimilikinya pada semua bidang pendidikan pada semua aras.

Electrostatic prosess – Proses elektrostatik. Sebuah proses reproduksi kering yang menghasilkan kopi makas (hard copy) tanpa menggunakan negatif perantara baik pada kertas berlapis seng oksida atau kertas biasa (proses tidak langsung) dalam mesin automatik yang menggunakan fotohantaran listrik. Kopi yang dihasilkan disebut fotokopi.

Emulsion       – Emulsi. Lapisan agar-agar berisi kimia yang berreaksi terhadap enersi radian pada basis transparen yang menghasilkan citra tetap setelah terjadi pencahayaan.

Encapsulation – Pengapsulan. Proses memasukkan dokuemn ke kapsul berupa amplop polyester, kemudian bagian pinggirnya dijahit. Tujuannya melindungi  dokumen yang mudah namun tetap perlu kasat mata.

Endorsement           – Endorsemen. Sebuah nota, gelar, tandatangan dan sebagainya yang tertulis pada bagian belakang sebuah dokumen.

Engrossed copy       – Kopi akhir. Versi final sebuah dokumen dibuat pada bentuk yang sesuai.


Enlargement – Pembesaran. Sebuah reproduksi lebih besar daripada aslinya atau perantara yang digunakan untuk membuat reproduksi.

Enrolment – Pendaftaran. Pemasukan kopi sebuah dokumen pada rekod pengadilan. Istilah ini hanya digunakan di Inggeris.

Entry – Entri, lema. (1) Pencatatan sebuah dokumen atau transaksi pada sebuah daftar, jurnal, register dsb. (2) Sebuah butiran yang dicatat. (3) Unit deskripsi dalam sebuah sarana Bantu temu.

Envelope – Amplop. Kontener terlipatuntuk surat atau dokumen lainnya.

Ephemera – Efemera. Item, biasanya tercetak yang bukan merupakan arsip dinamis asli namun tetap dipertahankan karena nilai informasinya atau karena spesimen grafiknya.

Estray – Asingan, lepasan. Sebuah  rekod atau dokumen yang terasing dari pemilik yang sah.

Evidential value – Nilai pembuktian. Nilairekod / arsip sebuah lembaga atau organisasi dalam penyediaan bukti asal usul, struktur, fungsi, prosedur dan transaksi signifikan yang membedakannya dari nilai informasional.

Exhibition – Pameran. Pameran dokumen asli atau kopi dokumen untuk keperluan pendidikan dan cultural.

Extract – Ekstrak. 91) Kopi bagian teks sebuah dokumen. )2) Kopi otentik sebuah entri khususnya entri yang digunakan dalam register.


Facsimile – Faksimili. Reproduksi dokumen atau item yang sama pemunculannya dengan dokumen atau item asli, namun tidak harus sama besarannya dengan yang asli.

Fair copy – Kopi akhir. Sebuah kopi eksak sebuah dokumen yang memuat semua koreksi dan revisi tekstual final.

Family archives – Arsip keluarga. Arsip sebuah keluarga atau lebih yang masih berhubungan dan/atau anggota keluarga menyangkut urusan pribadi dan ublik dan administrasi estates mereka/ Disebut juga arsip patrimonial.

Field book – Leger, buku lapangan. Sebuah buku yang mencatat bidang tanah yang dimuat dalam sebuah peta, semua tanah dalam kawasan geografis tertentu beserta nama pemiliknya, dan biasanya luas tanah beserta penghuninya.

Figured copy – Kopi figure. Sebuah kopi eksak dari sebuah dokumen yang berasal dari abad pertengahan, biasanya disiapkan untuk kepentingan hukum, dimaksudkan untuk mereproduksi secara cermat tulisan tangan dan bentuk dokumen asli.

File – Berkas, jajaran.  (1) Dokumen yang terorganisir sebagai sebuah unit (folder, volume, jilid dsb) dikelompokkan bersama-sama baik untuk keperluan masa kini atau dalam proses penataan arsip. )2) Sebuah seri berkas atau files. (3) Pada rekod / arsip terbacakan mesin, dua rekod atau lebih yang memiliki tata letak yang sama diperlakukan sebagai sebuah unit. Unit tersebut lebih besar daripada sebuah rekod namun lebih kecil daripada sebuah system data dan juga dikenal sebagai himpunan data atau himpunan berkas.

File break – Celah berkas. Sebuah celah dalam sebuah rencana / system pemberkasan (bagian akhir sebuah huruf, akhir bulan atau tahun, dsb) tempat memisahkan berkas untuk keperluan penaksiran, penjadwalan dan pemusnahan.

Files – Berkas, berkas-berkas. Sebuah istilah kolektif yang sering diterapkan terhadap bagian atau seluruh rekod sebuah badan atau organisasi.

Files administration / management         – Administrasi / manajemen berkas. Penerapan prinsip dan teknik manajemen rekod terhadap rencana / system pemberkasan beserta prakteknya.

Filing – Pemberkasan, penjajaran. Penempatan dokumen pada sebuah berkas.

Filing plan/system – Rencana/system pemberkasan. Sebuah rencana klasifikasi untuk penataan, penyimpanan dan temu balik berkas secara fisik, biasanya diidentifikasi berdasarkan jenis symbol yang digunakan misalnya  menurut abjad, numeric, alfanumerik, desimal.

Film – Film. Sehelai lembaran yang luwes atau plastik transaparen tempat citra direkam.

Film archives – Arsip film.  (1) arsip dalam bentuk gambar hidup disertai dengan rekod/arsip tekstual yang berkaitan. (2). Lembaga yang bertanggung jawab atas akuisisi, preservasi dan komun ikasi gambar hidup dan material yang berkaitan dengan tidak memandang provenansnya dan/atau sifat arsip tersebut.

Film strip – Strip film. Sebuah film pendek yang memuat citra fotografis.

Finding aid – Alat bantu temu.  Sebuah dokumen, diterbitkan atau tidak diterbitkan, dibuat oleh pusat rekod/depo arsip, memuat daftar atau deskripsi rekod/arsip yang menunjukkan kontrol administrative atau intelektual atas rekod/arsip tersebut oleh pusat rekod/depo arsip serta membuat rekod/arsip tersebut dapat diakses dan dipahami oleh pemakai. Sarana Bantu temu dasar meliputi panduan, inventaris, katalog, kalender, senarai, indeks, indeks/register lokasi serta dokumentasi perangkat lunak, khusus untuk rekod/arsip terbacakan mesin. Sarana Bantu disebut juga sarana referens/rujukan.

Fire detection system          – Sistem deteksi kebakaran. Sistem untuk mendeteksi kebakaran sedini mungkin dengan menggunakan pentolan detector elektronik yang menjadi aktif karena asap, kenaikan suhu ruangan atau oleh perubahan ionisasi atmosfer. Sistem deteksi kebakaran acapkali dihubungkan dengan system pemadam kebakaran.

Fire extinction system – Sistem pemadam kebakarann. Sistem untuk memadamkan kebakaran  dengan alat hastawi (manual) maupun otomatik. Sistem pemadam kebakaran automatik biasanya dihubungkan dengan system deteksi kebakaran dan langsung beroperasi pada saat system mendeteksi api. Pemadaman api secara hastawi dilakukan dengan menggunakan air, busa, pasir dan buku; system automatik mungkin  menggunakan air namun kini lebih banyak menggunakan gas, misalnya karbon dioksida atau halogen.

Fiscal value – Nilai fiscal. Nilai rekod/arsip untuk melaksanakan kegiatan masa kini atau kegiatan keuangan masa mendatang atau bisnis fiscal dan/atau sebagai bukti segala kegiatan tersebut.

Flat filing – Pemberkasan datar. Penempatan rekod/arsip, baik terjilid maupun dalam kontener, dalam posisi sejajar dengan rak artinya mendatar. Disebut juga pemberkasan horizontal.

Flattening – Perataan, perapihan. Proses mengembalikan ke kondisi datar, setelah dehumidifikasi bila dokumen dalam keadaan rapuh, dokumen yang dilipat, digulung atau memerlukan perawatan berupa aplikasi penekanan mendatar.

Floppy disc – Floppy disc, disket. Sebuah cakram magnetis yang luwes dibalut kulit protektif.  Disebut juga disket.

Folder – folder. Sebuah lembar karton berlipat aua kertas tebal yang berfungsi sebagai kulit sebuah berkas atau sejumlah dokumen.

Foliation – Foliasi, penomoran folio. (1) kegiatan memberi nomor folio dokumen, berbeda dengan pemberian nomor halaman. (2) Hasil tindakan tersebut.

Fonds – Fond. Keseluruhan dokumen, dengan tidak memandang bentuk atau media, secara organis diciptakan dan/atau diakumulasikan dan digunakan oleh orang, keluarga atau badan korporasi dalam melakukanaktivitas perorangan atau korporasi.

Forgery – Pemalsuan.  Sebuah dokumen yang  isi maupun bentuknya dipalsukan baik seluruhnya atau sebahagian dengan tujuan mengelabui agar dokumen palsu tersebut diterima sebagai dokumen asli.

Form – Formulir. (1)Sebuah dokumen, tercetak atau diproduksi  dengan cara lain, dengan spasi yang telah ditentukan sebelumnya untuk merekam informasi tertentu.

Format – Format. (1) Medium fisik tempat merekam atau menyimpan informasi, misalnya berkas kertas, cetakan komputer, foto, mikrofilm, rekod terbacakan mesin, plan, kartu, penjilidan dab. (2) Pemilihan elemen deskriptif yang disusun berdasarkan cara  dan urutan yang telah ditentukan ditentukan sehingga deskripsi yang dihasilkan akan dibakukan bagi semua jenis rekod. (3) Dalam pengolahan data automatik berarti penyusunan data.

Formulary – Buku formulir, formulari. Sebuah volume berisi kumpulan atau sistem dari formulir yang dinyatakan dan dimeri dan/atau formula yang digunakan sebagai model (sumpah, pernyataan, kontrak dll).

Foxing – Pemudaran warna, berubah warna. Perubahan warna kertas oleh noktah berwarna kecoklat-coklatan, sering kali dalam bentuk noktah atau bintik kecil.

Frame – Bingkai, kerangka. Bidang sebuah film foto yang terkena cahaya dalam sebuah kamera selama 1 ekspos.

Framing – Pembingkaian, perangkaan. Penguatan bagian lembar kertas yang rusak dengan menggunakan kertas reparasi atau materi lainnya

Frozen records – Rekod yang dibekukan. Dalam manajemen rekod, rekod temporer yang tidak dapat dimusnahkan sesuai dengan jadwal karena keadaan tertentu memerlukan perpanjangan periode retensi yang disetujui.

Fumigation – Fumigasi. Proses ekspose dokumen, biasanya dalam sebuah ruang hampa udara atau kedap udara, terhadap gas atau uap guna memunsahkan serangga, jamur, lumut atau bentuk kehidupan lainnya yang mungkin membahaykan dokumen. Dikenal juga sebagai disinfeksi/disinfestasi.

Fumigation chamber          – Ruang fumigasi.Sebuah ruang kedap udara atau hampa udara digunakan untuk fumigasi dokumen.

Functional provenance Provenans fungsional. Konsep bahwa adanya transfer fungsi dari penguasa satu ke penguasa lain sebagai akibat perubahan politik atau administrasi, maka rekod atau kopi rekod yang relevan juga ditransfer guna menjamin kontinuitas administrasi. Dikenal juga sebagai ketepatan fungsional.


Gangway       – Gang. Rute utama di daerah penyimpanan arsip yang menyediakan akses ke lorong antara deretan rak.

Genealogy – Genealogi. Ilmu hubungan keluarga

General index – Indeks umum. Indeks yang menyediakan akses ke satu atau beberapa batang tubuh material atau ke keseluruhan koleksi sebuah pusat rekod/depo arsip.

General record group

General records schedule


Geographic file

Geographic order





Guide letter

Guide paragraph

Guide tab



Hard copy


Hierarchical database

Historic reports file

Historical archives

Historical editing

Historical value

Holding – Pemilikan. Seluruh materi  rekod dan arsip yang berada di bawah pengawasan arsip.

Hold order



Honey combing

Housekeeping records

Humidification – Humidifikasi. Proses peningkatan uap lembab ke atmosfer biasanya untuk mengoreksi lingkungan yang luar biasa kering atau untuk mengurangi kerapuhan pada kertas.

Humidity – Kelembaban. Konsentrasi uap lembab di atmosfer.

Hygrothermograph – Higrothermograf. Sebuah gawai (device) digunakan untuk mengukur dan mencatat kelembaban relatif dan suhu.


Iconographic archives – Arsip ikonografik. Arsip dalam bentuk gambar, foto, ilustrasi,  dan produk proses pembuatan gambar  lainnya.

Iconographic archives


Image count

Image orientation

Image rotation

Important records


Improvised dispersal

Inactive records –  Rekod/arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis yang tidak lagi diperlukan untuk melakukan kegiatan dan karena itu dapat ditransfer le pengawasan arsip atau dimusnahkan.




Index of user

Index of uses


Indirect access

Indirect access filing

Individual order


Information management

Information retrieval system

Information science

Informational value

In-house copy facilities




Inspection, Right of


Integrated information system

Intellectual control – Pengawasan intelektual.Pengawasan yang ditetapkan terhadap isi informasi arsip dinamis dan arsip yang akhirnya mengetahui dengan pasti dan mencatat provenansnya, dan dari proses penyusunan dan deskripsi.


Intermediate records – Rekod/arsip dinamis sementara.  Arsip dinamis yang demikian  jarang minta atau digunakan dalam melakukan kegiatan sehingga arsip dinamis tersebut dapat dipindahkan dari ruang kantor ke ruang penyimpanan terpisah. Kadang-kadang disebut sebagai arsip dinamis nonmutakhir atau arsip dinamis semi-mutakhir.

Intermediate records depositories

Intermediate storage – Penyimpanan sementara. Sebuah gudang gaya depo atau ruang penyimpanan hemat biaya tempat arsip dinamis semimutakhir atau arsip dinamis  nonmutakhir dan dirujuk sebelum pemusnahannya atau ditransfer ke arsip.

Internal communication

Intrinsic value


Inventory room




Job analysis

Job description

Joint archives

Joint archival heritage

Journal – Jurnal. (1) Rekod kronologis berisi peristiwa harian atau rekening impersonal seseorang atau badan korporasi atau transaksi atau prosiding sebuah badan legislatif atau badan lain. (2) Dalam tatabuku dua entri,



Keyword – Kata kunci. Kata atau kelompok kata yang diambil dari judul atau teks sebuah dokumen yang merupakan ciri isinya serta memudahkan temu baliknya.



Labelling – Pemberian label, pelabelan. Proses perispan dan penempelan label pada folder, unit berkas lainnya dan kontener.

Lamination   – Laminasi. Proses yang didahului oleh pengawaasam atau deasidifikasii untuk memperkuat dokumen kertas yang lemah atau rusak dengan car menempatkannya di antara dua lembar tisu yang tipis. Metode penempelan tisu dilakukan dengan cara: (a) laminasi termoplastik, meliputi penggunaan panas dan tekanan pada dua lembar bungkus plastik, biasanya asetat selulose; atau (b) laminasi tangan atau cairan, perekatan dilakukan dengan cara menempatkan sehelai lembar plastik, biasanya asetat selulose, antara tisu dan dokumen kemudian menggunakan aseton.

Lantern slide

Lateral file – Berkas lateral. Peralatan yang menyimpan rekod secara vertikal dari samping ke samping, bukannya dari depan ke belakang.



Ledger – Leger . Buku yang mencatat rekening debet, kredit dan transaksi lainnya pada setiap rekening atau tajuk.

Legal deposit

Legal protection of archives

Legal value – Nilai hukum. Nilai rekod atau arsip untuk melakukan kegiatan pada masa kini atau masa mendatang dan atau sebagai bukti hukum.

Letter – Surat. (1) Komunikasi dalam bentuk tulisan dari seseorang ke orang lain. Surat dapat dibedakan dari bentuk komunikasi tertulis lainnya karena surat biasanya berisi pembukaan atau penghormatan dan tandatangan pengirim surat atau wakilnya. (2) Dokumen resmi yang memberikan wewenang atau hak khusus.


Letters close

Letters patent

Letterpress copybook

Level of description– Aras/tingkat deskripsi. Aras penataan yang dipilih sebagai unit deskripsi pada alat bantu temu.

Levels of arrangement – Aras/tingkat penataan. Pengelompokan hirarkis kepemilikan arsip untuk keperluan kontrol administratif dan intelektual. Aras tersebut dapat berupa: Repostori; kelompok rekod, fond atau koleksi; dapat pula subgrup; seri;subseri;berkas dan item.

Life cycle of a record– Siklus hidup rekod. Rentang waktu sebuah rekod sejak pembuatannya atau penerimaanya sampai ke pemusnahannya.

Linear metre             – Meter linier, meter lurus. (1) Ukuran untuk keperluan kontrol dan deskriptif ruang rak yang diduduki dokumen. Untuk vertical files(rekod yang diberkaskan di bagian pinggir), ukuran linier diperoleh dengan cara menghitung total panjang laci, lemari atau perlengkapan lain yang digunakan untuk menyimpan dokumen. Untuk materi kearsipan atau rekod yang diberkaskan secara horisontal (datar atau ditumpuk) yang digunakan sebagai ukuran ialah ketebalan total vertikal. Meter linier dapat disamakan dengan meter kubik pada basis satu banding satu untuk deskripsi rekod tekstual dengan penecualian untuk indeks kartu dan materi rekod atau kearsipan yang berukuran besar. (2) Ukuran untuk keperluan deskriptif dan kontrol ats panjang film, tape atau mikrofilm.


Literary archives

Literary manuscripts – Manuskrip literer. Draft, buram, catatan, lembar kerja, manuskrip, proof dan materi produksi lainnya yang biasanya diasosiasikan dengan pembuatan fiksi, puisi dan karya sastra lainnya.

Loan – Pinjam, pinjaman. Transfer fisik sementar materi kearsipan ke lokasi luar untuk keperluan rujukan atau konsultasi.

Local archives

Location index – Indeks lokasi. Alat bantu temu yang mendaftar setiap pengadaan atau seri serta memberikan lokasinya di depo arsip. Bilamana item dalam rangkaian sebuah pengadaan atau seri ditempatkan di lokasi yang berlainan (karena besarannya atau formatnya atau karena alasan lain), maka item demikian itu didaftar terpisah pada indeks lokasi.

Location register

Location index/register – Indeks/register lokasi. Alat bantu temu yang digunakan untuk mengontrol dan mengetahui lokasi arsip yang dimiliki depo arsip.

Locator file

Logical record – Rekod logis. Dalam pengolahan data, rekod atau cantuman didefinisikan berdasarkan isinya, bukan berdasarkan lokasi fisik atau persyaratan ruangnya.

Long-term cross-reference

Long-term record


Maceration – Pemusnahan dokumen dengan cara mencelupkannya ke dalam cairan untuk menguraikannya.   Kadang-kadang disebut pulping atau pembuburan.

Machine readable archives

Machine readable records – Rekod/arsip dinamis terbacakan mesin. Arsip dinamis yang diciptakan dan dipertahankan sedemikian rupa sehingga informasi yang ada padanya tidak terbacakan atau tidak terakseskan tanpa bantuan mesin yang sesuai, misalnya rekod suara (baik cakram maupun pita), rekod video, dan pita komputer dan cakram.

Magnetic disc

Magnetic media – Media magnetis.  Berbagai rekod media yang dilapis dengan materi magnetis agar data dapat disimpan dengan cara magnetisasi selektif bagian-bagian permukaan, misalnya pita magnetik atau disket.

Magnetic tape – Pita magnetis. Media penyimpan yang berbasis polyester dan lapisan metalik tempat data disimpan berdasarkan magnetisasi terpilih pada permukaan lapisan.

Mail – Surat

Mail management – Manajemen surat. Penerapan prinsip  dan teknik manajemen rekod pada arus surat.

Manifest – Daftar atau tagihan barang atau penumpang dari sebuah kapal atau pesawat terbang, biasanya berisi marka atau indikasi isi atau komoditas, konsinyasi dan informasi nyata lainnya untuk digunakan di terminal atau pabean.

Manual – Hastawi

Manual operation and retrieval

Manuscript – Manuskrip. Dokumen tulisan tangan atau ketikan. Dokumen ketikan lebih tepat disebut typescrift.

Manuscript collection

Manuscript curator

Manuscript department

Manuscript repository

Manuscript group




Master negative







Microclimate – Mikroklimat. Lingkungan (suhu, kelembaban relatif dan gerakan udara) yang terdapat pada ruang terbatas atau ruang tertutup seperti dalam kotak arsip atau kotak pameran.





Microfilm jacket

Microfilm publication

Microfilm strip


Micrographics – Mikrografis. Penggunaan proses fotografis untuk menghasilkan citra yang besarannya diperkecil (biasanya sedemikian kecil sehingga perlu menggunakan alat baca khusus) dari materi tekstual atau grafis pada stok film butir resolusi tinggi. Format yang biasanya dihasilkan adalah:

Aperture card atau kartu apertur. Kartu berisi apertur atau jendela, di dalamnya disisipkan kerangka tunggal mikrofilm, biasanya digunakan untuk menepatkan citra peta  dan rencana bangunan. Kartu tersebut memungkinkan perekod informasi tentang masih-masing citra individual dan memungkinkan citra digunakan terlepas dari citra lain.

COM (Computer Output Microform) Luaran komputer yang langsung dihasilkan sebagai mikrofilm atau mikrofis tanpa perlu bantuan cetakan kertas.

Microfiche Mikrofis. Sebuah lembaran film transparen, luwes berisi sejumlah citra yang disusun berurutan pada baris dan kolom.

Microfilm– Mikrofilm. Bentuk gulungan film, biasanya memiliki ukuran lebar 16mm atau 35mm.

Microfilm jacket– Jaket mikrofilm.  Jaket plastik transparen yang memuat strip mikrofilm dengan cara memnyisipkan ke dalam. Biasanya fim yang disisispkan berukuran 16mm.


Microimage storage and retrieval


Microrecord file


Middle-digit order



Missing document target

Mobile aisle system

Motion picture



Name order

Narrower term – Istilah sempit. Dalam tesaurus, istilah sempit merupakan sebuah istilah yang menunjukkan sebuah konsep yang lebih sempit daripada sebuah istilah dengan makna lebih luas atau lebih umum. Contoh:”kursi” lebih sempit daripada “Perabot”.

National archives

Negative – Negatif. Sebuah citra fotografis dengan polaritas terbalik atau bila berwarna merupakan nilai tonal komplementer bagi citra asli.

Negative microfilm – Mikrofilm negatif. Mikrofilm yang terdiri atas citra negatif.

Negative polarity

Network database

Non-current records – Rekod nonmutakhir. Rekod yan tidak lagi diperlukan oleh pembuatnya untuk melakukan kegiatansehari-hari.

Non-essential records

Non-record copy

Non-record material

Nontextual archives –  Arsip nontekstual.  Arsip yang berwujud gambar atau grafik sebagai kebalikan dari  rekod tertulis atau tekstual, misalnya foto, film, ilustrasi, diagram, cetak biru dsb.

Non-textual records –Rekod nontekstual.  Rekod yang berwujud gambar atau grafik sebagai kebalikan dari  rekod tertulis atau tekstual, misalnya foto, film, ilustrasi, diagram, cetak biru dsb.

Notarial archives

Note – Nota. (a) Sebuah pernyataan informal tertulis. (b) Sebuah abstrak atau memorandum. (c). Instrumen unilateral berisi pernyataan dan janji mutlak penandatangan untuk membayar orang yang disebutkan atau pembawa atau penyuruh, sejumlah besar uang pada waktu yang ditentukan.


Numeric classification system

Numeric filing

Numeric forms file

Numeric history file




Odometer indexing

Off-site records centre

Office files

Official records

On-site records centre


Open record group


Open-shelf file

Operational audit

Operational manual

Optical disc – Cakram optik. Cakram berlapis khusus untuk merekam informasi dalam bentuk  analog maupun digital dengan menggunakan laser. Informasi dapat ditemubalik dengan cara laser membaca cakram dan hasilnya diawasandi (dekode) oleh sebuah mikroprosesor sehingga menjadi suara atau citra.

Oral history

Order of entry


Organization chart

Organization of information target

Organizational manual

Original order – Susunan asli. Susunan  atau tatasusunan arsip dinamis dan arsip diatur ketika masih aktif digunakan. Prinsip  susunan asli menyaratkan bahwa  susunan asli dipertahankan atau dibangunulang, terkecuali bila sangat jelas bahwa tidak ada  susunan aslidan rekod tersebut diakumulasi secara sembarangan.


Originating subsystem

Originating unit



Outreach programme



Page – Halaman, pagina.  Satu sisi dari sebuah lembara

Pagination – Penomoran halaman. (1) Kegiatan pemberian nomor halaman dalam sebuah dokumen. (2) Hasil dari kegiatan pemberian nomor halaman dalam sebuah dokumen.

Palaeography – Paleografi. Ilmu yang membahas perkembangan tulisan tangan.

Palimpsest – Palinsesto. Material tulis, biasanya perkamen, yang telah ditulisi lebih dari sekali; teks sebelumnya mungkin terhapus namun tidak sempurna sehingga masih ada bekas-bekas tulisan sebelumnya.

Paper – Kertas. Sebuah medium terbuat dari serat selulosa yang dikeringkan, ditekan serta dijadikan bubur, diperoleh dari kain usang, wool, berbagai jenis sumber termasuk jerami dan kayu.

Papers – Makalah. (1) Rekod/arsip pribadi, keluarga dan puri yang membedakannya dari rekod/arsip badan korporasi. (2) Istilah umum yang digunakan untuk menunjukkan adanya lebih dari satu jenis materi manuskrip. Definisi ini khusus digunakan di AS.

Papyrus – Papyrus. (1) Sebuah medium terbuat dari tanaman air yang digunakan oleh orang Mesir purba, Yunani dan Romawi dengan cara mencelup, menekan da mengeringkan irisan tipis tanaman air. (2) Sebuah dokumen terbuat dari  papyrus.

Parchment – Perkamen. (1) Kulit binatang, biasanya biri-biri atau domba, digunakan sebagai material tlisan. Perkamen yang terbuat dari anak sapi atau kulit kambing disebut vellum. (2) Dokumen terbuat dari perkamen.

Parish register – Register paroki. Register yang dibuat dan disimpan oleh paroki gereja, mencatat secara kronologis permandian, perkawinan, pemakaman dan mungkin juga informasi lainnya.

Patent – Paten. (1) Pemberian privilise, properti atau wewenang, dilakukan oleh sebuah pemerintahan atau penguasa sebuah negara kepada seseorang atau lebih. (2) Hak yang diberikan oleh pemerintah kepada seorang penemu, menyampaikan dan mengamankan pemegang paten, hak sepenuhnya untuk membuat, menggunakan dan menjual penemuannya untuk jangka waktu yang ditentukan.

Periodic transfer- Transfer berkala. Transfer rekod inaktif secara berkala.

Permanent/durable paper – Kertas permanen/awet. Kertas yang memiliki nilai pH (keasaman) yang netral atau sedikit alkalin sehingga tidak menunjukkan degradasi dalam jangka waktu yang lama.

Personal papers – Makalah pribadi/personal. Dokumen privat yang teraku- mulasi milik seseorang dan pemusnahannya terpulang pada orang yang bersangkutan.

Personnel file – Berkas personil. Sebuah berkas yang dipegang oleh instansi atau perusahaan untuk karyawannya, setiap berkas berisi informasi tentang  data karyawan serta informasi yang berkaitan dengan jasa dan kinerja mereka.

Petition – Petisi. Permintaan tertulis oleh pihak yang berwewenang untuk melakukan tindakan tertentu.

pH value – nilai pH. Ukuran intensitas kertas berisi asam, juga disebut konsentrasi ion hidrogen. pH diungkapkan dalam istilah skala logaritma dari 0 sampai 14; titik netral ialah 7.0 dengan nilai di atas 7 memuat alkalin sedangkan di bawah 7 memuat asam.

Phonotape    – Pitafono. Rekaman suara pada pita magnetik. Disebut juga pita audio (audio-tape)  atau pita suara (sound tape).

Photocopy – Fotokopi. Kop makas (hard copy) yang dihasilkan pada sasaran material terpekakan tersensitifkan oleh berkas cahaya enersi radian atau kimiawi dengan atau tanpa perantaraan negatif.

Photograph – Foto, fotograf. Sebuah citra yang dihasilkan pada material pekafoto dengan adanya reaksi kimiawi akibat cahaya atau enersi radian lainnya.

Photographic records/archives – Rekod/arsip foto. Kumpulan atau akumulasi foto, termasuk negatif dan cetakan foto bersama-sama dengan rekod/arsip tekstual yang berkaitan.

Photostat – Fotostat, fotokopi. (1) Nama dagang kamera, bahan kimia dan material peka untuk pembuatan fotokopi yang menghasilkan kopi yang memiliki polaritas yang sama dengan aslinya. (2) Kopi yang dihasilkan oleh proses fotostat.

Piece – Butir, pucuk. Di Inggeris sama dengan item.

Plan – Rencana bangunan. Sebuah dokumen dalam bentuk grafis atau fotogrametrik yang memuat susunan dalam pandang horisontal sebuah struktur, sebidang tanah dsb.

Plan cabinet/case – Lemari/kas peta. Lemari, biasanya terbuat dari logam, untuk menyimpan peta, rencana bangunan, atlas dan dokumen berukuran besar lainnya, baik disimpan secara vertikal maupun horisontal.

Planetary camera – Kamera planetari. Sebuah kamera mikrofilm dikonstruksi sedemikian rupa sehingga dokumen dan film asli berkedudukan stasioner dan dalam tempat sejajar selama ekspos. Dokumen diubah secara hastawi sedangkan film secara automatis bergerak maju kerangka demi kerangka setelah terjadi ekspose.

Portofolio – Portofolio. Sebuah karton  datar, terjinjingkan untuk menyimpan dokumen besar atau rapuh.

Positive – Positif. Citra foto yang memiliki polaritas yang sama dengan aslinya.

Positive microfilm – Mikrofilm positif. Mikrofilm yang memiliki citra positif.

Poster – Poster. Sebuah dokumen, biasanya tercetak pada satu sisi dari selembar kertas dan seringkali bergambar, ditempelkan untuk mengiklankan atau publikasi tentang sesuatu hal. Disebut juga plakat.

Preservation – Preservasi, perlindungan. (1) Sebuah fungsi dasar arsip untuk menyimpan dan melindungi rekod/arsip. (2)Keseluruhan proses dan kegiatan menyangkut perlindungan fisik atas rekod/arsip  terhadap kerusakan atau pelapukan dan restorasi/reparasi dokumen yang rusak atau lapuk.

Preservation microfilming – Pemikrofilman preservasi, pemikrofilman substitusi. Penggunaan mikrofim untuk mengawetkan isi informasional dokumen yang berada dalam kondisi buruk atau dokumen yang dibuat dengan menggunakan material bermutu rendah serta mengawetkan dokumen asli terhadap kerusakan akibat terlalu sering digunakan.

Primary value – Nilai primer. Nilai yang dimiliki oleh rekod/arsip berdasarkan sifat isi rekod/arsip, untuk transaksi berkelanjutan dari kegiatan instansi atau perusahaan. Karena  kegiatan itu diciptakanlah rekod/arsip.

Principle of pertinence – Prinsip ketepatan. Prinsip penataan arsip berkaitan dengan isi subjek arsip tersebut dengan tidak memandang provenans serta tata susunan semula. Prinsip ini kini ditolak oleh arsiparis.

Principle of provenance – Prinsip provenans. Prinsip dasar yang menyatakan bahwa rekod/arsip yang berasal dari provenans yang sama tidak boleh dicampurkan dengan rekod/arsip dari provenans lain; seringkali dikenal sebagai respect des fonds. Semula pengertian ini seringkali diperluas hingga mencakup prinsip registrasi.

Principle of respect for archival structure – Prinsip menghormati struktur kearsipan. Prinsip yang menyatakan bahwa metodologi yang diguakan dalam operasi kearsipan, khususnya penaksiran, penataan dan deskripsi hendaknya mencerminkan berbagai bentuk dan struktur rekod/arsip  serta isi administratif dan fungsionalnya.

Print – Cetak, afdruk. (1) Kopi sebuah foto, terutama yang dibuat dari sebuah negatif. (2) Sebuah gambar atau disain yang dicetak dari sebuah plat, blok, gulungan dalam bentuk sebuah etsa, takikan kayu, litograf, termasuk versi percobaan dan final.

Printed archives – Arsip tercetak. (1) Keseluruhan dokumen atau publikasi sebuah lembaga, instansi atau perusahaan yang tercetak atau terolah yang ditransfer ke depo arsip. (2) Semua arsip tercetak atau terproses yang berada di bawah pengawasan depo arsip.

Printout – Cetakan komputer. Luaran sebuah komputer dalam bentuk tercetak.

Privacy – Privasi. Hak manusia untuk tetap hidup aman dari pengungkapan yang tidak sah atau tidak berwewenang atau akses ke informasi informasi yang sifatnya privat atau rahasia tentang seseorang atau keluarga langsungnya yang termuat dalam rekod/arsip yang berhubungan dengan masalah personal dan privat.

Private records/archives – Rekod/arsip privat. Rekod/arsip dari lembaga, badan dan organisasi nonpemerintah dan atau dari provenans nonpemerintah.

Proceedings – Prosiding. Rekamana kegiatan yang berasal dari sebuah pertemuan atau konferensi. Disebut juga transaction.

Processing – Pengolahan. (1) Istilah kolektif yang mencakup pencatatan akuisisi, penataan, deskripsi dan preservasi rekod/arsip. (2) Penanganan material foto terekspos untuk dijadikan citra tak nampak menjadi terlihat.

Production – Produksi. Pemindahan sementara sebuah maujud (item) dari tempat penyimpannya  untuk dipakai.

Production ticket – Surat permintaan. Sebuah dokumen yang ditandatangani oleh seorang pemakai yang meminta penggunaan sebuah maujud (item).

Protocol – Protokol. (1) Sebuah dokumen formal menyatakan syarat sebuah transaksi yang sah. (2) Dokumen diplomatik khususnya teks final sebuah perjanjian atau kesepakatan, ditandatangani oleh negosiator dan tunduk pada ratifikasinya.

Provenance – Provenans. Prinsip arsip yang menyatakan pada pemilikan semula dan instansi atau perusahaan atau perorangan yang menciptakan dan menggunakan rekod. nstansi atau perusahaan atau perorangan yang menciptakan, mengakumulasi dan menyimpan rekod dalam menjalankankegiatannya menjelang transfer rekod ke pusat rekod atau depo arsip.

(1)   Lembaga, badan, organisasi atau perorangan yang merupakan asal rekod artinya maujudyang menciptakan atau mengakumulasikan dan menggunakan rekod dalam menjalankan kegiatannya atau kehidupan pribadinya. (2) Rangkaian kepemilikan yang mencerminkan lembaga atau perorangan yang menciptakan, menerima atau mengakumulasikan dan menggunakan rekod untuk melaksanakan kegiatan atau hidup pribadi. Mengidentifikasi dan mencatat provenans rekod merupakan bagian pokok dalam menyusun autentisitas dan integrasi rekod sebagai bukti. (3) Dalam teori kearsipan, prinsip provenans mensyaratkan bahwa rekod sebuah badan, lembaga ,organisasi atau perorangan tidak boelh dicampuradukkan atau digabungkan dengan rekod badan, lembaga, organisasi atau orang lain. (4) Dalam terminologi manuskrip, sebuah sumber dari mana makalah pribadi atau manuskrip diperoleh.

Provenance access – Akses provenans. Penggunaan informasi provenans untuk menyediakan akses ke arsip. Teknik ini didasarkan atas pemahaman bahwa organisasi, badan tertentu serta perorangan melasanakan fungsi tertentu atau melakukan aktivitas tertentu dan karena itu rekod terakumulasi berisi jenis informasi tertentu. Akses provenans merupakan metode temu balik pelengkap bagi akses subjek.

Public records/archives – Rekod/arsip yang secara hukum dinyatakan sebagai publik; juga digunakan untuk menunjukkan rekod/arsip yang terbuka bagi publik.

Punch(ed) card/tape – Kartu/pita tebuk. Sebuah kartu kertas atau pita yang mencatat data dengan cara melubangi kartu/pita tersebut pada posisi tertentu sesuai dengan kode yang telah ditentukan sebelumnya, biasanya terbacakan mesin.


Reader/microform reader. Alat baca, alat baca mikrofilm. Sebuah gawai optik untuk melihat citra mikro yang diproyeksikan dan diperbesar.

Reader-printer. Alat baca-pencetak. Sebuah mesin yang menggabungkan fungsi alat baca/alat baa mikrofilm yang pada saat bersamaan mampu menghasilkan, mencetak  dan memperbesar citra mikro.

Reader’s card/ticket – Kartu/tiket pembacaa. Sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh depo arsip, isinya memberikan izin kepada seorang pemakai untuk memeriksa rekod/arsip selama jangka waktu tertentu.

Record – Rekod.  (1) Dokumen yang berisi data atau informasi setiap jenis dan dalam setiap bentuk yang dibuat atau diterima oleh perorangan, keluarga, badan, lembaga, organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatannya dan kemudian disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. (2) Informasi terekam dengan tidak  memandang media atau karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh sebuah badan korporasi yang berguna bagi kegiatan operasional badan tersebut. (3) Dalam pengolahan data automatis, sebuah unit data yang membentuk elemen dasar sebuah berkas dan terdiri atas sejumlah ruas data yang saling berkaitan.

Record copy – Kopi rekod. Kopi resmi sebuah rekod yang dipertahankan untuk tujuan hukum, operasional atau historis, biasanya yang asli.

Kopi dokumen yang ditempatkan pada sebuah berkas sebagai kopi resmi. Dikenal juga sebagai kopi berkas.

Record group – Grup rekod. Kumpulan rekod yang secara organisatoris dan fungsional saling terkait, disusun atas dasar provenans dengan memperhitungkan sejarah administratif, kompleksitas dan kuantitas rekod/arsip badan, lembaga dan organisasi yang terlibat.

Records – Rekod. Informasi terekam dalam segala bentuk, termasuk data pada sistem komputer, yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh instansi/perusahaan atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan kegiatan dan disimpan sebagai bukti akan kegiatan tersebut. Catatan: Pembicaraan telepon tidak dapat dianggap sebagai rekod terkecuali bila ada rekod suara atau transkrip pembicaraan dan disimpan sebagai bukti aktivitas bisnis. Istilah rekod tidak sinonim dengan dokumen. Hanya dokumen yang memberikan bukti aktivitas atau kegiatan bisnis dianggap sebagai  rekod atau rekod. Dokumen lain memberikan informasi latar belakang yang bermanfaat tentang aktivitas bisnis

Records centre – Pusat rekod. (1) sebuah  gedung, biasanya dibangun dan didisain khusus, untuk menyimpan, memelihara dan mengkomunikasikan rekod semiaktif menunggu waktu pemusnahannya. Disebut juga penyimpanan sementara atau limbo. Di AS, rekod aktif juga disimpan di pusat rekod. (2)Fasilitas penyimpanan rekod inaktif.

Records centre carton/container – Karton/kontener pusat rekod. Sebuah kotak atau boks  karton bergelombang didisain untuk menampung satu kaki kubik rekord dan terutama digunakan di pusat rekod (AS)

Records management – Manajemen rekod. (1) Kontrol sistematis terhadap rekod sejak saat penciptaan atau penerimaan, melalui pengolahan, distribusi, penataan, penyimpanan, temu balik sampai dengan pemusnahannya. (2)   Disiplin dan fungsi organisatoris pengelolaan rekod untuk memenuhi tuntutan operasional kegiatan, persyaratan pertanggujawaban dan harapan masyarakat

Records manager – Manajer rekod, registrator. Seseorang yang secara profesional bertanggung jawab atas pelaksanaan program manajemen rekod. Juga dikenal sebagai  administrator rekod.

Records schedule – Jadwal rekod. Dokumen yang mendeskripsi timbulnya rekod sebuah badan, lembaga atau unit administratif, merinci rekod yang memiliki nilai kearsipan dan memberi wewenang atas  basis berkelanjutan dan setelah  selang periode retensi tertentu atau terlaksananya tindakan atau peristiwa tertentu, pemusnahan rekod yang tersisa. Disebut juga jadwal retensi komprehensif, jadwal pemusnahan, jadwal retensi rekod, jadwal pemusnahan rekod, jadwal retensi, jadwal transfer (AS). Di Inggeris dikenal sebagai daftar pemusnahan atau disposal list.

Records survey – Survei rekod. Sebuah survei meliputi pengumpulan informasi dasar  menyangkut kuantitas ,bentuk  fisik dan jenis, lokasi, kondisi fisik, fasilitas penyimpanan, laju akumulasi, penggunaan serta data serupa untuk keperluan perencanaan, program akuisisi dan pemusnahan, pelaksanaan pembuatan mikrofilm, fasilitas baru serta aktivitas yang berkaitan dengan kearsipan.

Reel – Ril, gelondong, spul. (1) Penyimpan mikrofilm, gambar hidup, film atau gulungan  pita magnetis yang terdiri dari inti bundar dan dua tepi bundar.

Reference microfilming – Pemikrofilman rujukan. Penggunaan mikrofilm untuk memudahkan jasa referens atau rujukan.

Reference number – Nomor rujukan. Nomor unik yang ditambahka pada sebuah maujud (item), untuk memudahkan penyimpanan dan temubaliknya.

Referenc service – Jasa referens atau rujukan. Aktivitas yang terdapat pada penyediaan informasi tentang atau dari rekod/arsip, menyediakan koleksi rekod/arsip tersedia bagi pemakai di ruang penelusuran serta menyediakan kopi atau reproduksi.

Regional archives – Arsip regional. Arsip pemerintah tingkat menengah, letaknya antara arsip pusat dengan arsip lokal.

Register – Register. Dokumen, biasanya dalam volume, terdapat entri reguler yang keterangan  tentang data yang wajib didaftar karena ketentuan perundang-undangan atau pihak yang berwajib atau karena data itu dianggap memiliki nilai penting sehingga secara formal harus dicatat.

Registry – Registrar, registratur. (1) Unit sebuah badan, lembaga atau organisasi yang bertanggung jawab atas pembuatan, kontrol dan pemeliharaan berkas/rekod aktif dan atau rekod semiaktif. Sebuah registratur dapat berada di berbagai aras departemen, misalnya bagian pusat. (2) Unit atau seksi organisatoris tempat di mana surat diregsiter, didistribusikan dan diberkaskan.

Registry principle – Prinsip registratur. Prinsip bahwa arsip dari sebuah provenans tunggal tetap mempertahankan susunan yang ditentukan oleh badan, lembaga atau organisasi  pencipta untuk melestarikan hubungan yang ada dan nomor rujukan; kadang-kadang dinyatakan dalam prinsip provenans dan juga disebut prinsip menghormati susunan asli.

Registry system – Sistem registratur. Sebuah sistem yang mengendalikan penciptaan dan pemeliharaan berkas/rekod aktif dan atau rekod semi aktif melalui penggnaan register, daftar, indeks formal dan atau rencana/sistem pemberkasan.

Relative humidity   – Kelembaban relatif atau nisbi. Nisbah atau  nisbah yang diungkapkan dalam bentuk persentasde, antara jumlah uap air di udara dengan jumlah uap air yang jenuh  di atmosfer  pada suhu yang sama.

Removed archives – Arsip pindahan.  Arsip yang telah dipindahkan dari pengawas resmi atau dari negara tempat arsip tersebut berasal. Kadang-kadang disebut arsip buronan, walaupun istilah tersebut tidak tepat.

Rental – Sewa, leger.  Dokumen berisi semua properti yang membentuk sebuah estat serta sewa yang diharapkan dari masing-masing properti, dibuat oleh pemilik estat.

Replevin – Tuntutan kepemilikan. Tuntutan hukum yang dilakukan untuk memperoleh kembali rekod/arsip yang dilakukan oleh sebuah badan, lembaga, organisasi atau perorangan yang mengklaim sebagai pemiliknya.

Report – Laporan. Dokumen berisi penyajian fakta atau rekaman prosiding, penyidikan, peristiwa.

Reproduction – Reproduksi. Kopi eksak sebuah dokumen baik isi maupun bentuknya namun tidak selalu persis ukuran maupun penampilannya.

Reprography/Reprographics – Reprografi/reprografika. Keseluruhan proses yang digunakan untuk  menggandakan atau menyalin dokumen dengan sarana optik atau fotografi. Reproduksi meliputi fotokopi, fotoduplikasi, mikrografi, mikrofotografi, fotografi dan anggota proses pencetakan lainnya.

Restoration – Restorasi. Tindakan khusus yang dilakukan untuk rehabilitasi dan penguatan dokumen yang rusak atau lapuk. Dikenal juga sebagai reparasi.

Restoration laboratory – Laboratorium restorasi. Unit pusat rekod/depo arsipp yang menjalankan proses restorasi. Disebut juga laboratorium preservasi: ruang / bengkel reparasi, laboratorium/bengkel konservasi.

Restoration of original order – Pemulihan susunan semula. Peneparan prinsip registrasi dalam kasus di mana susunan rekod/arsip yang disusun oleh badan, lembaga,organisasi atau perorangan yang bertanggung jawab atas akumulasi rekod/arsip telah dilanggar/

Restricted access – Akses terbatas.  Pembatasan akses terhadap rekod/arsip atau terhadap dokumen atau terhadap jenis informasi tertentu, dilaksanakan oleh peraturan umum atau khusus yang menentukan tahun akses atau pengecualian umum dari akses.

Retention period – Periode retensi. Periode waktu spesifik, lazimnya didasarkan atas frekuensi penggunaan masa kini dan mendatang dan rekod perlu disimpan sebelum dimusnahkan. Kadang-kadang digunakan untuk menunjukkan wktu rekod disimpan di badan, lembaga, organisasi atau perorangan sebelum dipindahkan ke penyimpanan sementara/

Reversal film – Film balik lawan. Sebuah film, citra negatif yang semula terbentuk laten kemudian diubah dalam pengolahan langsung ke citra positif atas basis yang sama.

Roll – Gulungan, rol. (1) Dokumen atau kumpulan dokumen terdiri dari  selaput perkamen atau lembaran kertas dan atau lembaran dijilid dari ujung ke ujung dan digulung, dengan mempertahankan nama walaupun tidak digulung. (2) Dokumen yang digulung dalam bentuk silindris untuk memudahkan penyimpanan. (3) Dokumen yang mendaftar nama orang untuk kepentingan khusus, misalnya daftar nominal, daftar pengumpulan, daftar elektoral, daftar pajak.

Rotary camera – Kamera rotasi. Kamera mikrofilm yang dibangun sedemikian rupa sehingga dokumen asli dan film bergerak serempak karena mekanisme pengangkat yang terkait sehingga menghindari gerakan relatif antara film dan dokumen selama ekspose.

Rotary file – Berkas putar. Unit penyimpanan satu tingkat atau lebih, masing-masing tingkat dapat diputar oleh pemakai.

Row – Deret. Dua ceruk atau lebih pada pengrakan yang menghubungkan ujung ke ujung sepanjang sumbu yang sama.


Safety film – Film aman. Film untuk negatif foto atau gambar hidup yang memiliki basa tidak mudah terbakar. Contoh film aman meliputi diasetat selulosa, triasetat selulosa.

Sampling – Penarikan sampel. Di dalam penaksiran, pemilihan unit berkas atau butiran (item) dari kumpulan rekod, dilakukan sedemikian rupa sehingga contoh yang terpilih merupakan representasi seluruh koleksi.

Scanner – Pemayar, pemindai. Gawai yang mengubah citra dokumen menjadi bentuk elektronik untuk keperluan pengolahan dan penyimpanan.

Scheduling – Penjadwalan. Proses menentukan dan mencatat dalam sebuah jadwal rekod periode retensi yang tepat dan pemusnahanya. Rekod yang tercatat dalam penjadwalan disebut rekod terjadwal.

Scope and content note – Catatan ruang lingkup dan isi. Dalam deskripsi, pernyataan naratif meringkas informasi tentang karakteristik materi kearsipan yang dideskripsikan termasuk fungsi, penggunaan, jenis dan tipe informasi yang terdapat dalam materi tersebut.

Scope note – Catatan ruang lingkup. Catatan yang menjelaskan penggunaan sebuah istilah dalam bagan klasifikasi atau berkas resmi.

Screening – Skrining. Pemeriksaan rekod/arsip untuk menentukan keberadaan dokumen atau informasi tergantung pada akses terbatas. Disebut pula segregasi.

Scroll – Lipatan. Gulungan film ekstra lebar (105mm) yang digunakan dalam sistem temu balik terautomasi.

SDI (Selective Dissemination of Information)  – PIT (Pemencaran Informasi Terpilih) Sebuah sistem yang memasok pemakai berupa informasi dalam subjek yang sesuai dengan keinginan pemakai secara berkala.

Seal – Segel, stempel. (1) Dadu cor, biasanya terbuat dari logam, digrafir dalam intaglio dengan gawai atau disain digunakan untuk membuat stempel dengan cara menekan.  Dadu cor mungkin didisain satu sisi saja atau dalam pasangan menghasilkan disain yang tidak sama secara simultan pada masing-masing segel. (2) Stempel yang dicapkan  pada sebatang lilin, timah atau material lainnya, dilampirkan pada sebuah dokumen atau diterakan pada bagian muka, semula dilakukan untuk autentifikasi; juga digunakan untuk mengakhiri sebuah dokumen.

Seal casting/moulding – Cor-coran/cetakan segel/stempel.  Pembuatan kopi yang eksak dan langsung dari segel/stempel dengan menggunakan cincin,plester, karet atau materi lainnya.

Search room – Ruang penelusuan. Sebuah ruangan atau kawasan di pusat rekod/depo arsip tempat pemakai memeriksa dokumen di bawah pengawasan dan dengan bantuan personil kearsipan. Disebut juga ruang baca atau ruang penelitian.

Search statement – Pernyataan penelusuran. Di dalam temu balik informasi, satu istilah atau lebih yang dikemukakan oleh pemakai untuk menjawab pertanyaan tertentu.

Secondary value – Nilai sekunder. Kemampuan dokumen untuk dapat digunakan sebagai bukti atau sumber informasi bagi badan, lembaga, organisasi atau perorangan kecuali pembuat dokumen.

Security – Keamanan. Fungsi administrasi arsip dan manajemen rekod berhubungan dengan pengamanan dan perlindungan dokumen dari pihak yang tidak berwewenang mengakses dan atau pencegahan terhadap bahaya kebakaran, banjir, pencurian, perusakan atau pengubahan yang tidak sah atau pemusnahan.

Security classification – Klasifikasi keamanan. Pembatasan akses dan atau penggunaan rekod/arsip atau informasi yang terdapat di dalamnya yang dilakukan oleh pemerintah  untuk kepentingan nasional. Rekod atau informasi yang dikenakan pembatasan tersebut dikenal sebagai rekod rahasia atau informasi rahasia.

Security copy – Kopi keamanan. Kopi sebuah dokumen yang dilakukan  untuk mengamankan informasi yang terdapat di dalam dokumen seandainya dokumen tersebut hilang, rusak atau tak terbacakan lagi.

Security microfilming – Pemikrofilman keamanan. Pembuatan mikrofilm untuk menjaga informasi yang terdapat dalam dokumen atau membuat kopi keamanan.

Segregation – Segregasi. Pemisahan dokumen atau informasi terbatas dari berkas menjelang penggunaan berkas tersebut.

Self-indexing –Swapengindeksan. Sebuah bentuk pengindeksan, di dalamnya judul berkas dengan sendirinya sudah menunjukkan topiknya, misalnya berkas nasabah, personalia.

Semi-active records – Rekod semiaktif. Kategori rekod yang berada antara rekod aktif dengan rekod inaktif. Rekod dari tahun sebelumnya yang diperlukan sebagai rujukan pada tahun sedang berjalan merupakan contoh rekod semiaktif.

Semi-current records – Rekod semistatis. Rekod yang jarang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan mutakhir ini sehingga rekod semacam itu perlu ditransfer dari kantor ke pusat rekod menunggu pemusnahannya.

Sequential numbering system – Sistem penomoran berurut. Susunan fisik berkas berdasarkan nomor urut, setiap berkas baru memperoleh nomor baru berdasarkan urutannya.

Serial order – Susunan serial/berurut. Susunan rekod dengan menggunakan nomor urut.

Series – Seri. Butir atau dokumen yang disusun menurut rencana/sistem pemberkasan atau disimpan sebagai sebuah unit karena dokumen tersebut berkaitan dengan fungsi atau subjek tertentu, hasil dari aktivitas yang sama, memiliki bentuk khusus atau karena ada hubungan yang timbul dari situasi penciptaan atau penggunaannya. Disebut juga seri rekod.

Rekod atau arsip yang memiliki provenans yang sama yang berasal dari sumber yang sama karena (1) rekod/arsip tersebut merupakan bagian dari sistem pemberkasan yang tak terpisahkan (abjad, numerik, kronologi atau kombinasi) (2) rekod/arsip yang dijadikan satu sebagai hasil aktivitas yang sama. (3) rekod/arsip tersebut berupa format yang sama dan berkaitan dengan sebuah fungsi tertentu.

Series description – Deskripsi seri. Analisis tertulis mendeskripsi seri, biasanya meliputi unsur seperti judul seri, catatanruang lingkup dan isi, besaran atau volume, tahun cakupan dan atau tahun menyangkut materi, susunan dan subjek yang dikaitkan dengan seri.

Series descriptive system – Sistem deskriptif seri. Sistem deskripsi yang menyatakan bahwa tingkat kontrol primer adalah seri, bukannya fonds atau grup rekod. Tujuan sistem ini ialah mengatur kontrol seri dalam jangka waktu tertentu. Sistem ini pertama kali digunakan di Australia sebagai tanggapanatas seringnya terjadi perubahan administratif dan sebagai akibatnya munculnya seri multiprovenans.

Server (File server) – Server (file server). Program komputer atau komputer dalam sebuah jaringan yang menyediakan akses berkas berdasarkan permintaan dari program lain atau dari komputer yang berada  dalam jaringan. Komputer itu lazim disebut ‘klien’.

SGML (Standard Generalized Markup Language)- SGML (Standard Generalized Markup Language). Sebuah bahasa standar (ISO 8879:1986) untuk menaikkan teks dalam bentuk elektronik sehingga format teks dapat disimpan ketika teks tersebut dipindahkan ke platform komputer atau aplikasi lainnya.

Sheet – Lembaran. (1) Sepucuk kertas berbentuk empat persegi panjang, biasanya dipotong menjadi ukuran yang seragam. (2) Selembar kertas besar dengan nomor halaman tertera pada lembar tersebut, digulung sehingga menjadi lembaran kemudian dijilid menjadi volume. (3) peta individual, biasanya merupakan salah satu seri.

Shelf – Rak. Logam, kayu atau material lainnya yang tipis, panjang mendatar, biasanya membentuk satu set, dibuat menjadi sebuah kerangka atau di buat di antara dua penunjang atau standar yang menopangnya, untuk menyimpan boks atau dokumen.

Shelf list – Daftar depo. Daftar  koleksi pada sebuah pusat rekod/depo arsip disusun menurut susunan isi masing-masing rak.

Shelving – Pengrakan. (1) Secara kolektif, rak tempat menyimpan rekod/arsip. (2) Proses penempatan rekod/arsip pada rak.

Shredder – Pencacah. Gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik atau merobek kertas sehingga menjadi potongan kecil-kecil.

Shredding – Pemusnahan. Penghancuran dokumen dengan menggunakan pemotongan mekanis.

Sigillography – Sigilografi. Ilmu yang membahas stempel/segel.

Signature – tandatangan. (1) Nama orang yang tertera dengan tulisan tangannya sendiri. Juga dikenal sebagai autograf. (2) Sebuah lembar besar, bila digulung seukuran halaman, akan membentuksalah satu seksi dari volume. (3) Bilangan, huruf atau kata pada bagian pertama halaman pertama di tandatangan yang menunjukkan urutan yang dikumpulkan untuk penjilidan.

Silking – Penyuteraan. Sebuah proses yang digunakan dalam restorasi sebuah dokumen dengan vara melekatkan ayakan dawai sutera atau tisu pengganti pada masing-masing sisi sebuah lembaran.

Silver halide film – Film halida perak. Sejenis film yang menggunakan material terpekakan perak-halida untuk membuat citra laten.

Sizing – Pengukuran. Sebuah proses yang digunakan dalam restorasi untuk memperkuat sebuah dokumen dengan ara menggunakan pasta, glazur atau pengisi dengan cara pencelupan, penyemprotan atau disikat.

Skippet – Dos segel. Sebuah boks kecil, biasanya terbuat dri kayu atau logam, digunakan untuk melindungi sebuah segel yang disertakan pada sebuah dokumen. Juga digunakan untuk boks yang melindungi dokumen dan segel.

Slide – Slaid. Sebuah positif tunggal pada material transparan ditempatkan pada sebuah dudukan dan dimaksudkan untuk diproyeksikan.

Software – Perangkat lunak. Program atau urutan instruksi yang diperlukan untuk memungkinkan sistem komputer melaksanakan tugasnya. Dalam manajemen arsip istilah perangkat lunak kadang-kadag digunaka untuk merujuk ke kulit berkas, binder, panduan, label warna, klip berkas, kartu indeks yang digunakan untuk menyimpan, melindungi dan memberi label rekod.

Sorting – Pemilahan.  Menyusun rekod dalam urutan penjajaran sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan.

Sound recording –  Rekaman suara.  Sebuah cakram, pita, kawat pijar atau medium lain tempat suara direkam. Disebut juga fonogram.

Source data automation management     – Manajemen automasi data sumber. Aplikasi prinsip dan teknik manajemen rekod terhadap penggunaan pengolahan data automatis dalam perekaman data terutama dalam bentuk terbacakan mesin bukannya kopi makas (hard copy).

Space numbering system – Sistem penomoran ruang. Metode menentukan lokasi penyimpanan rekod.

Special folder – Folder khusus. Folder yang digunakan untuk memuat arsip dinamis menyangkut sebuah topik khusus atau bagian khusus sebuah berkas.

Special guide – Panduan khusus. Disebut juga panduan sekunder. Panduan khusus yang mengarah pada seksi khusus dalam sebuah laci atau pada rak berkas.

Special list – Daftar khusus. Sebuah kategori sarana bantu temu yang menggunakan unit entri, seri, unit berkas atau dokumen,

Specific versus broad indexing – Pengindeksan spesifik versus luas. Pada pengindeksan spesifik, istilah atau himpunan istilah yang digunakan oleh seorang pengindeks untuk dokumen tertentu diupayakan sedapat mungkin berpadanan dengan tingkat generik konsep yang diwakili dalam dokumen tersebut. Misalnya sebuah dokumen tentang lumba-lumba air tawar akan diindeks pada lumba-lumba air tawar, bukannya pada lumba-lumba. Pengindeksan spesifik seringkali dilawankan denganpengindeksan luas yang menggunakan istilah yang lebih luas ruang lingkuonya daripada konsep yang ada pada dokumen. Misalnya dokumen tentang ikan paus kelabu akan dimasukkan pada topik ikan paus.

Specifications forms file – Berkas formulir spesifikasi. Bkeras kontrol formulir yang mengelompokkan formulir menurut cara pencetakannya.

Splicing – Montase, perakitan. Penggabungan dua segmen film gulungan.

Sprinkler system – Sistem air sembur. Sistem  pemadam kebakaran dengan memanfaatkan air yang disalurkan melalui pipa sampai ke ujung penyembur, masing-masing secara automatis diaktifkan oleh  sarana mekanis atau elektronik.

Stack/storage plan – Rencana penempatan di rak/penyimpanan. Rencana ruang rak atau penyimpanan, menunjukkan penempatan rak atau peralatan   penyimpanan lainnya serta penggunaan aktual atau rencana dari ruang yang tersedia.

Stamp – Segel, meterai, perangko.

Stamped paper – Kertas bermeterai.

Stamping – Penstempelan. Penempatan segel identifikassi pada sebuah dokumen atau lembaran sehingga dengan demikian menyatakan bahwa dokumen atau       lembaran tersebut merupakan milik dari atau berada di bawah pengawasan   depo arsip. Bilamana perlu pada dokumen atau lembaran tersebut dapat ditambahkan nomor rujukan.

Stand-alone computer system – Sistem komputer mandiri. Sebuah sistem komputer yang mandiri dalam fungsinya dan tidak dikaitkan pada jaringan komputer.

Standardized filing plan/system – Rencana/sistem pemberkasan baku. Sebuah rencana/sistem  untuk semua badan yang berjenis sama atau bagi semua unit     badan, lembaga atau organisasi tertentu atau untuk jenis rekod yang lazim    terdapat pada beberapa badan.

State archival fonds – Fonds arsip negara. Keseluruhan dokumen yang memiliki signifikansi politik, ilmiah, ekonomi, sosial atau kultural milik   negara dan dapat dicatat dan dipreservasikan di depo arsip.

Statutory retention requirements – Statuta  persyaratan retensi. Perundang-undangan yang mensyaratkan retensi kategori dokumen spesifik yang berhubungan dengan berbagai aktivitas administratif maupun bisnis seperti personalia, pajak, keuangan dan audit.

Step and repeat camera – Kamera mikrofis. Kamera yang digunakan untuk membuat mikrofis.

Stereograms – Stereofoto. Pasangan foto yang diambil dari berbagai sudut, bilamana dilihat melalui stereoscope nampak sebagai gambar tunggal karena memiliki      dimensi yang dalam atau tiga dimensi.

Stocktaking – cacah ulang. Pengecekan koleksi depo arsip untuk menjamin agar semua butir ada di tempat atau sudah tercatat semua.

Stoplist (stop word list) – Kata henti.  Pada sistem temu balik berkas terkomputer, stop list merupakan himpunan  kata yang tidak dapat digunakan untuk menelusur, biasanya berupa kata sandang dan kata sambung seperti “the, and, adalah, yang, daripada, but, although’ dan sebagainya. Kata-kata semacam itu diabaikan oleh komputer ketika komputer menelusur.

Storage – Simpanan, gudang. Fungsi penyimpanan rekod untuk keperluan dan temu balik masa mendatang.

Storage capacity – Kapasitas penyimpanan. Kuantitas arsip yang dapat ditempatkan di setiap daerah penyimpanan sebuah depo arsip, depo cabang atau pusat rekod, biasanya diungkapkan dalam meter linier atau lebih jarang lagi dalam meter kubik.

Sub-group – Subgrup. Batang tubuh rekod/arsip dalam grup arsip, fonds atau grup rekod, biasanya termasuk unit administratif subordinat.

Subject access – Akses subjek. Penggunaan informasi tentang isi subjek materi kearsipan sebagai titik akses untuk temu kembali materi tersebut. Akses subjek merupakan metode temu balik pelengkap pada akses provenans.

Subject file – Berkas subjek. Sebuah berkas yang menyimpan dokumen yang berkaitan dengan subjek tertentu, seringkali berdasarkan sistem/rencana pemberkasan.

Subject order – Susunan subjek. Susunan rekod menurut subjeknya.

Sub-series – Subseri. Butir atau dokumen dalam sebuah seri. Siap untuk dipisahkan berdasarkan susunan pemberkasan, jenis, bentuk dan isi.

Summary guide – Panduan ringkasan. Panduan yang tidak terinci serta kurang memiliki kedalaman deskripsi, biasanya disiapkan untuk informasi pemakai potensial, isinya tentang sifat umum koleksi depo arsip. Panduan ringkasan biasanya memuat judul grup rekod dan grup manuskrip, subgrup dan seri serta tahun dan jumlahnya.

Summary of records –  Daftar milik. Sebuah daftar yang menguraikan koleksi depo arsip berdasarkan grup arsip dan kelas, disana hanya memberikan judul    grup dan kelas dan biasanya julatan tahun dan kuantitas. Disebut juga daftar           koleksi atau panduan ringkasan koleksi.

Surface cleaning – Pembersihan bagian permukaan.  Pembersihan dokumen dengan menggunakan penghapus dan sikat yang lunak guna mengilangkan kotoran di bagian permukaan dokumen sebagai pencegahan agar tidak masuk ke serat kertas.

Survey –  Survei. (1) Sebuah dokumen yang mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan subjek tertentu atau masalah sebagai dasar    perencanaan dan pengambilan keputusan. (2) Dokumen sebagai hasil    inspeksi formal atas properti, memberikan rincian tentang ciri, sifat, luas, lokasi, kadang-kadang digunakan sebagai dasar penaksiran pajak.

System vocabulary – Kosakata sistem. Merujuk ke istilah untuk rekod sehingga rekod dapat ditemubalik. Kosakata ini dapat berupa istilah yang diambil dari bahasa sehari-hari atau kosakata terkendali atau gabungan dan biasanya mencerminkan penggunaan istilah di sebuah instansi atau perusahaan.


Tangible benefits – Manfaat teruraikan. Manfaat yang dapat dijabarkan dalam bentuk uang.

Target – Dokumen sasaran. Sebuah dokumen berisi informasi, penyandian atau pola uji ketajaman, digunakan dalam pembuatan mikrofilm.

TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Protokol komunikasi yang digunakan dalam Internet.  Protokol Internet lainnya seperti FTP dan Gopher ditempatkan di atasnya.

Technical drawing – Gambar teknis. Sebuah rencana, elevasi, lintasan, rincian, diagram atau peta khusus dibuat untuk keperluan rekayasa, arsitektur atau konteks teknis lainnya.

Telnet –  Telnet. Sebuah protokol  atau program Internet yang digunakan untuk memasukhubung (loggin) ke sejumlah besar pangkalan data, katalog perpustakaan dan fasilitas khusus lainnya.

Temporary record – Rekod sementara/temporer. Rekod yang tidak memiliki nilai bersinambungan atau permanen bagi badan korporasi. Kadang-kadang disebut rekod transisi.

Terminal digit filing – Pemberkasan atau penjajaran digit terminal. Sebuah variasi sistem penomoran urut, bilangan dibaca dari kanan ke kiri dalam kelompok kecil, dimulai dari kelompok ujung kanan atau kelompok terminal. Misalnya sebuah berkas bernomor 076913553 akan dibagi menjadi 3 kelompok dimulai dari kanan, masing-masing ialah  076 913 553 dan dibaca dari belakang (553) yang merupakan unit primer. Dengan pendekatan ini maka berkas terpencar sesuai dengan urutan yang digunakan. Jadi berbeda dengan nomor urutan langsung, berkas paling mutakhirdijajarkan sesudah nomor terakhir.

Terminal digit order – Susunan dijit terminal. Sebuah sistem pemberkasan numerik yang menggunakan dua atau tiga dijit terakhir dari masing-masing bilangan sebagai divisi primer untuk memberkaskan rekod. Contoh      076913553 dibagi menjadi tiga bagian sehingga menghasilkan 076 913 553, maka yang menjadi divisi primer ialah 553.

Territorial provenance – Provenans teritorial. Konsep yang berasal dari prinsip provenans yang menyatakan bahwa rekod/arsip harus dilestarikan atau   diserahkan kepada depo arsip yang memiliki jurisdiksi ekarsipan dalam             teritori tempat arsip tersebut berakumulasi, tidak termasuk dokumen dari perwakilan diplomatik dan operasi militer.

Territorial pertinence – Ketepatan teritorial. Konsep sebagai lawan dari prinsip provenans, yang menyatakan bahwa rekod/arsip yang diciptakan di sebuah tempat di luar teritori, sedangkan isi rekod/arsip berhubungan dengan       tempat tersebut, maka rekod/arsip ditransfer ke depo arsip yang memiliki jurisdiksi kearsipan dalam teritori yang isi substantifnya dimuat dalam rekod/arsip. Sejak Perang Dunia II arsiparis bahwa ketepatan teritorial digantikan dengan provenans teritorial sebagai pertimbangan primer dalam memutuskan tujuan materi kearsipan manaka terjadi perubahan teritorial.

Territorial provenans – Provenans teritorial. Asal kelompok dokumen dengan memperhatikan kawasan geografis. Konsep tersebut berhubungan langsung dengan prinsip bahwa materi kearsipan tidak dapat dipindahkan dari teritori tempat arsip tersbeut dibuat.

Textual archives – Arsip tekstual. Arsip yang berisi informasi dalam wujud teks (tertulis, tercetak atak kata yang dipaparkan dan atau bilangan), dapat dibaca      dengan mata telanjang, juga terbacakan dengan mata telanjang manakala berbantuan mesin.

Textual records – Rekod tekstual. Istilah yang digunakan untuk membedakan rekod konvensional/tradisional dalam manuskrip atau        ketikan dari rekod audio-visual, kartografis dan terbacakan mesin.

Thermography – Termografi. Proses fotokopi yang mengandalkan pada panas untuk membentuk citra.

Thermohygrometer – Termohigrometer. Gawai nonrekaman digunakan untuk mengukur kelembaban relatif dan suhu.

Thesaurus – Tesaurus. Sebuah daftar istilah yang digunakan dan tidak digunakan yang disusun menurut abjad, biasanya dengan rujukan silang yang menghubugkan istilah yang tidak digunakan dengan istilah yang digunakan. Sering juga disebut sebagai Kosakata terkendali. Pada manajemen rekod, tesaurus merupakan alat klasifikasi yang digunakan dalam pemberian judul berkas.

Tipping in – Penyisipan. Penyisipan lembar atau helai tunggal pada sebuah volume dengan cara merekatkan marjin yang sempit pada vagian tepi penjilidan.

Title block – Blok judul. Bagian pada sebuah peta atau gambar arsitektur/rekayasa atau rekayasa yang digunakan untuk mengidentifikasi informasi.

Total archives – Arsip total. Depo arsip yang memiliki tanggung jawab rekod/arsip dan material lain yang memiliki nilai penelitian dengan tidak memandang provenans atau jenis dokumen. Definisi ini banyak digunakan di    Canada.

Tracking – Pelacakan. Perolehan, penerimaan dan pemeliharaan informasi tentang gerakan dan penggunaan rekod.

Tracking system – Sistem pelacakan. Sistem manual atau terautomasi yang memelihara informasi tentang keberadaan dokumen kopi makas (hard copy) atau berkas pada setiap saat, apakah sedang digunakan, di rak ataukah di penyimpanan sekunder.Dalam berbagai literatur disebut pula File movement system atau Charge-out system.

Transaction – Transaksi. Unit terkecil aktivitas bisnis. Penggunaan rekod itu sendiri merupakan sebuah transaksi.

Transactional records – Rekod transaksi.Rekod yang memberikan bukti adanya transaksi, biasanya diciptakan dalam kegiatan bisnis sehari-hari seperti formulir, tagihan dan cek.

Transcript Transkrip. (1) Kopi atau reproduksi dari sebuah dokumen asli selama sumber tulisan dan atau tipografi memungkinkan pembuatannya; dengan            pengecualian singkatan, terkecuali bila interpretasinya jelas.

Transfer – Transfer. (1) Tindakan yang mencakup perubahan pemilikan fisik atas rekod/arsip dengan atau tanpa perubahan hak yang sah. (2)

Rekod/arsip yang ditransfer.

Transfer list – daftar transfer. (1) Daftar rekod/arsip yang terkena transfer tunggal.

Transferring agency -Badan pemindah. Badan atau organisasi yang menstranfer sekelompok rekod ke pusat rekod atau depo arsip. Badan yang melakukan transfer tersebut dapat merupakan badan pembuat atau pengontrol rekod namun tidak harus demikian.

Transmital list – Daftar pemindahan. Sebuah dokumen yang mendaftar rekod yang dipindah dari sebuah badan transfer ke pusat rekod atau depo arsip.            Dokumen tersebut dapat juga memindahkan pertanggungjawaban hukum      bagi rekod serta pengawasan fisik dan mungkin juga mencakup lokasi fisik pusat rekod atau depo arsip tempat rekod disimpan.

Transparency – Transparan. Materi transparan negatif atau positif digunakan untuk  pengopian, sawangan atau proyeksi oleh cahaya yang dipancarkan.

Truncation – Pemenggalan. Metode penelusuran pada sistem penelusuran terpasang (online searching) yang menghilangkan beberapa huruf terakhir sebuah kata atau frase. Misalnya untuk vitamin, vitamine, vitaminosa, vitamicyn cukup diketik Vit???

Tub file – Berkas. Sebuah kontener berkas vertikal terbuka bagian atas, biasanya digunakan untuk menyimpan rekod beraktivitas tinggi pada tempat berkas tersebut digunakan.

Typescript – Ketikan. Dokumen yang diketik.




Technical drawing



Temporary record – Rekod temporer. Dalam manajemen rekod, rekod temporer adalah rekod yang dinilai sebagai memiliki nilai temporer atau terbatas dan disetujui untuk dimusnahkan, baik segera atau sesudah periode retensi tertentu. Rekod temporer disebut juga rekod termusnahkan.

Terminal-digit order           – Susunan digit terminal. Sebuah sistem pemberkasan numerik yang menggunakan dua atau tiga digit terakhir dari masing-masing bilangan sebagai divisi  primer untuk memberkaskan rekod. Contoh 076913553 dibagi menjadi 3 bagian yaitu 076 913 553 maka yang menjadi  divisi primer ialah 553.

Territorial pertinence

Territorial provenance – Teritorial provenans. Asal sekelompok dokumen dengan mengacu pada kawasan geografi. Konsep teritorial provenans langsung dikaitkan ke prinsip bahwa materi kearsipan  tidak dapat dipindahkan dari teritori tempat materi tersebut dibuat.

Territoriality pertinence

Textual archives – Arsip tekstual.  Arsip yang berisi informasi dalam wujud teks (tertulis, tercetak  atau kata yang dipaparkan dan/atau bilangan) dapat dibaca dengan mata telanjang, juga terbacakan dengan mata telanjang berbantuan mesin.

Textual records – Rekod tekstual.  Rekod yang berisi informasi dalam wujud teks (tertulis, tercetak  atau kata yang dipaparkan dan/atau bilangan) dapat dibaca dengan mata telanjang, juga terbacakan dengan mata telanjang berbantuan mesin.

Thermography – Proses pemfotokopian dengan menggunakan panas untuk membentuk citra.

Thesaurus – Tesaurus. Kompilasi kata dan frase yang menunjukkan hubungan sinonim, hirarkis dan hubungan serta ketergantungan lainnya dengan fungsi menyediakan kosakata yang baki untuk keperluan simpan dan temu balik informasi. Komponen sebuah tesaurus ialah kosakata indeks dan kosakata utama.


Title block – Blok judul. Ruang pada sebuah peta atau gambar arsitektur/enjinering atau rekayasa yang digunakan untuk mengenal informasi.


Topical filing

Total archives



Transfer – Transfer.  Perbuatan menyangkut penguasaan fisik rekod atau arsip dengan atau tanpa mengubah judul hukum. Arti lain ialah rekod atau arsip yang dipindahkan penguasannya.

Transfer case/file/box – Kotak/berkas/boks transfer. Sebuah kontener yang digunakan untuk memindahkan (mentransfer) dokumen dari sebuah lokasi ke lokasi lainnya, kadang-kadang digunakan untuk simpanan jangka panjang.

Transfer list – Daftar/senarai rekod atau arsip yang ditransfer.

Transferring agency – Badan transfer. Badan atau organisasi yang mentransfer atau memindahkan sekelompok rekod ke pusat rekod atau depo arsip. badan tersebut dapat merupakan badan pengontrol dapat pula tidak.

Transmittal list – Daftar/senarai pemindahan. Sebuah dokumen yang mendaftar rekod yang ditransfer dari sebuah badan transfer ke pusat rekod atau depo arsip. Dokumen tersebut dapat juga memindahkan tanggung jawab hukum bagi rekod serta pengawasan fisik dan mungkin juga mencakup lokasi fisik pusat rekod atau depo arsip tempat rekod disimpan.

Transparency – Transparansi, sawangan. Citra fotografis pada materi transparan atau tembus lihat yang digunakan untuk menayangkan atau memproyeksikan citra dengan cahaya yang dipancarka atau untuk membuat kopi/salinan.

Tree structure

Tub file – Berkas. Sebuah kontener berkas vertikal terbuka bagian atas biasanya digunakan untuk menyimpan rekod beraktivitas tinggi pada titik atau tempat berkas tersebut digunakan.

Typescript                             – Dokumen ketikan.


Ultrafiche – Ultrafis. Sebuah mikrofis dengan nisbah reduksi lebih besar daripada 90X.

Ultra-violet lamp – Lampu ultra-violet/ultra lembayung. Sebuah lampu yang memancarkan radiasi ultralembayung untuk memerika dokumen yang kabur.

Unit of description – Unit deskripsi. Maujud (entity) kearsipan, misalnya fonds,kelompok rekod, koleksi, seri atau item yang dbiuatkan rekod deskriptif.

Unitised film



“Use” reference – Rujukan “gunakan”. Sebuah catatan pada tajuk yang tidak digunakan pada jajaran resmi atau tesaurus yang menunjukkan tajuk yang digunakan. Contoh: Kintaka gunakan Arsip maka tajuk kintaka merupakan tajuk yang tidak digunakan, yang digunakan adalah tajuk Arsip.

Useful records

User – Pemakai, pengguna, Siapa saja yang menggunakan informasi yang ditemukan pada materi kearsipan atau yang menggunakan jasa sebuah depo arsip atau depo manuskrip. Pemakai meliputi pembuat, arsiparis dan peneliti.

User education – Pendidikan pemakai/pengguna. Pendidikan dan pelatihan pemakai aktual dan potensial arsip dalam hal seperti ketersediaan materi dan jasa kearsipan, penggunaan alat bantu temu, penggunaan dan interpretasi arsip dan nilai serta pentingnya arsip dan pekerjaaan kearsipan.


Vacuum drying        –

Valuation – Valuasi, taksasi. Penetuan berdasarkan harga pasar atas nilai moneter manuskrip atau rekod.

Vault  – Lemari, lemari besi. Sebiuah penyimpanan pengamanan maksimum dibuat dari bahan tahan api dan secara struktur bebas dari gedung tempat lemari tersebut berada.

Vertical filing –Pemberkasan vertical, penjajaran vertikal. Penyimpanan dokumen dalam posisi tegak sebagai lawan dari posisi rata.

Vesicular film – Film vesikular/gelembung. Sejenis film yang bila diekspos pada komponennya yang peka cahaya akan menghasilkan gelembung yang membentuk citra laten, dibuat permanen dengan proses pemanasan kemudian diikuti dengan proses pendinginan. Film jenis ini digunakan untuk memperoduksi kopi dari film lain; tidak dianggap memiliki kualitas arsip/

Videodisc Videodisc(k). Cakram optik analog yang digunakan untuk  menyimpan sinyal video dan audio. Videodisc direkam sewaktu masa pembuatan dan hanya merupakan gawai (device) hanya-baca.

VideotapeVideotape. Pita magentik yang digunakan untuk merekam citra secara elektronik, dengan atau tanpa suara.

Vidimus        – Vidimus. Sebuah charta yang berisi maklumat yang menyatakan bahwa dokumen sebelumnya telah dilihat dan/atau diperiksa, kini diulang dan diperkuat lagi. Di Inggris disebut inspeximus.

Volume – Volume, jilid. (1) Manuskrip atau lembar tertentak yang dijilid menjadi satu dengan kulitnya. (2) Ruang yang secara fisik ditempati oleh dokumen.

Voucher – Voucher, vucer. Sebuah dokumen yang bertindak sebagai pembuktian atau bukti, khususnya, sebuah tanda terima atau pernyataan yang memperlihatkan pengeluaran atau penerimaan uang, biasanya disertai dengan tagihan atau bukti lain pengekluaran atau penerimaan.


Watermark– Marka air. Marka atau disain yang tembus cahaya pada keryas yang dimasukkan kedalamnya pada waktu pembuatanya untuk keperluan dekorasi atai identifikasi.

Weeding – Penyiangan.  Penyiangan dokumen  atau berkas  individual  dari sebuah seri karena tidak memiliki nilai bersinambungan.

Will – Surat wasiat. Warisan atau pernyataan yang sah dari seseorang menyangkut harta bendanya, dilaksanakan setelahh atau berlangsung setelah kematiannya.

Withdrawal – Penarikan. Pengembalian dokumen dari pelindung fisik dan hukum arsip kepada badan penciptanya atau penggantinya atau dalam hal rekod/arsip pribadi yang didepositkan dikembalikan kepada pemiliknya.

Working papers – Makalah kerja. Dokumen semacam buram, catatan kasar dan kalkulasi, yang diciptakan atau dikumpulkan dan digunakan dalam analisis atau persiapan dokumen lain.

Anda dapat berkontribusi menyumbangkan istilah beserta artinya dengan mengirimkan komentar. Jangan lupa cantumkan sumbernya.